Kundenexport: Square, Vagaro, Fresha, Jobber, Shopmonkey

Sie verlassen Square Appointments, Vagaro, Fresha, Jobber oder Shopmonkey und möchten Ihre Kundenliste und Ihre Historie als Dateien sichern, bevor Sie kündigen. Jede dieser Apps lässt Sie Kunden exportieren, aber keine gibt Ihnen alles in einem einzigen Download. Diese Anleitung geht die fünf Exportwege so durch, wie die Hilfezentren der Anbieter selbst sie Stand September 2026 beschreiben, und sagt, was jede Datei zurücklässt. Menünamen ändern sich; wo wir einen Schritt im Hilfezentrum des Anbieters nicht bestätigen konnten, sagen wir das, statt zu raten.

Schritt 1: Festlegen, was Sie brauchen, bevor Sie auf Export klicken

Schreiben Sie auf, was Ihnen fehlen würde, wenn es morgen verschwände. Für die meisten inhabergeführten Betriebe ist das die Kundenliste mit Kontaktdaten, die Notizen zu jeder Kundin, die Besuchs- oder Auftragshistorie und die bereits gebuchten Termine der kommenden Wochen.

App	Wo der Export liegt (Stand September 2026)	Format	Wie er ankommt
Square Appointments	Customers > Import/Export > Export Customers	CSV	Download im Browser
Vagaro	Reports > Customers > Export (nur Inhaber)	Excel oder PDF	Download im Browser
Fresha	Clients > Clients list > Options	Excel oder CSV	Download auf Ihr Gerät
Jobber	Clients > More Actions > Export Clients	CSV oder vCard	Per E-Mail, bis zu 1.500 Zeilen pro Datei
Shopmonkey	Lists > Customers > Export-Symbol	XLS	Download im Browser

Schritt 2: Kunden aus Square Appointments exportieren

Square Appointments führt keine eigene Kundenliste. Jede Person, die bei Ihnen bucht, lebt im Square Customer Directory, das über alle Square-Produkte hinweg geteilt wird, und dort liegt auch der Export. So dokumentiert es Squares Support-Center:

1. Melden Sie sich im Square Dashboard im Web an und öffnen Sie Customers.
2. Klicken Sie oben rechts auf Import/Export, dann auf Export Customers.
3. Wählen Sie All Customers oder bestimmte Gruppen. Eine Kundin in mehreren Gruppen wird nur einmal exportiert.
4. Klicken Sie auf Download. Eine CSV-Datei landet auf Ihrem Computer.

Die CSV enthält die Felder des Directory-Profils (Namen, E-Mail, Telefon, Adresse, Gruppen). Lesen Sie die Spaltenüberschriften, bevor Sie sich darauf verlassen; ein Feld, das keine Spalte ist, kam nicht heraus.

Was fehlt:

• Terminhistorie. Squares Community-Antworten verweisen auf Appointments > Settings > History mit einer Export-Schaltfläche, die eine CSV erzeugt und stornierte Termine in einer Status-Spalte markiert. Wir konnten diesen Weg im Hilfezentrum selbst nicht bestätigen, prüfen Sie also das Hilfezentrum des Anbieters für das aktuelle Menü. Künftige Termine kommen auf demselben Weg heraus, falls er für Sie verfügbar ist; andernfalls drucken Sie den Kalender wochenweise aus.
• Zahlungshistorie. Gehen Sie zu Reports, wählen Sie den Transactions-Bericht, filtern Sie Sources auf Appointments, klicken Sie auf das Export-Symbol und wählen Sie Start export.
• Hinterlegte Karten. Square erklärt, dass nur der Kontoinhaber einen Kartenexport anfordern kann. Die verschlüsselte Datei geht direkt an einen PCI-DSS-Level-1-konformen Zahlungsdienstleister, nie an Sie, und die durchschnittliche Bearbeitungszeit beträgt bis zu zwei Wochen.

Schritt 3: Kunden aus Vagaro exportieren

Vagaro behandelt den Kundenexport als Bericht. Laut Vagaros Support-Center kann nur die Inhaberin oder der Inhaber die Kundenliste exportieren. Mitarbeitende können das nicht, wobei die Inhaberin einen gefilterten Export der Kundschaft eines einzelnen Mitarbeiters ausführen kann.

Am Computer, Tablet, Pay Desk oder PayPro:

1. Wählen Sie Reports, dann Customers.
2. Wenden Sie beliebige Filter an. Filter ändern, was exportiert wird.
3. Wählen Sie unten rechts Export, dann Excel oder PDF.

In der Telefon-App führt der Weg über More, dann Reports, dann Customers, dann das Action-Menü oben rechts, wo Sie Export PDF oder Export Excel wählen. Wählen Sie Excel. Ein PDF eignet sich für die Ablage und ist für einen Import unbrauchbar.

Vagaros Beschreibung des Customer-List-Berichts ist großzügig: Name, E-Mail, Adresse, Mobilnummer, Tag- und Abendtelefon, Geburtsdatum, Geschlecht, Kunde seit, letzter Besuch, gesehene Mitarbeitende, aktive Mitgliedschaften, empfohlen von, Status der Online-Buchung, gebuchte Termine und Kurse, Check-ins, Kartentyp mit den letzten vier Ziffern, gesammelte Punkte, Nichterscheinen und Stornierungen sowie alle von Ihnen erstellten benutzerdefinierten Felder.

Was fehlt:

• Einzelne Terminzeilen. Sie erhalten eine Anzahl gebuchter Termine, keine Daten und Leistungen. Vagaros Service-and-Class-Sales-Bericht deckt abgeschlossene Verkäufe nach Zeitraum ab; exportieren Sie ihn separat für den gesamten Zeitraum, der Sie interessiert.
• Kundennotizen und Beratungsformulare sind keine Spalten im Customer-List-Bericht. Öffnen Sie die relevanten Profile und kopieren Sie, was Sie brauchen, oder fragen Sie den Vagaro-Support, ob für Ihr Konto ein Notizenexport existiert.
• Fotos und angehängte Dateien bleiben in Vagaro.
• Künftige Termine. Führen Sie die Terminberichte für die kommenden Wochen aus.

Schritt 4: Kunden aus Fresha exportieren

Freshas Export ist ein einfacher Download mit eigener Berechtigung. Aus Freshas Hilfezentrum, am Desktop:

1. Gehen Sie im Hauptmenü links zu Clients.
2. Wählen Sie im linken Menüfeld Clients list.
3. Klicken Sie oben rechts auf die Options-Schaltfläche und wählen Sie Excel oder CSV.

Auf dem Mobilgerät tippen Sie unten im Menü auf das Clients-Symbol, dann oben rechts auf Actions (drei Punkte), dann auf Excel oder CSV. Wenn Sie die Option nicht sehen, muss der Inhaber Ihnen die Berechtigung “Can download clients” erteilen. Sie können die Clients-Liste vor dem Export nach Standort filtern. Fresha veröffentlicht keine Spaltenliste, öffnen Sie also die Datei und vergleichen Sie sie mit einem Kundenprofil.

Was fehlt:

• Kartendaten. Fresha erklärt, dass Kartendaten von Kunden verschlüsselt sind und weder exportiert noch übertragen werden können. Das ist eine PCI-Vorgabe; jeder hier genannte Anbieter verhält sich gleich.
• Terminhistorie pro Kunde. Freshas Antwort ist die Appointments-Liste: Suchen Sie oder legen Sie einen Zeitraum fest, klicken Sie dann oben rechts auf Export und wählen Sie CSV oder Excel (PDF wird ebenfalls angeboten). Exportieren Sie für alle auf einmal die Terminliste über einen weiten Zeitraum statt kundenweise. Künftige Termine kommen auf demselben Weg heraus, mit einem Zeitraum ab heute.
• Terminnotizen hängen am Termin, nicht an der Kundin. Prüfen Sie, ob sie im Terminexport erscheinen; falls nicht, kopieren Sie die wichtigen von Hand.

Inhaberinnen und Inhaber eines Salons oder Spas, die Fresha oder Vagaro verlassen, können auf Beauty und Wellness nachlesen, wie wir über diesen Arbeitsbereich denken.

Schritt 5: Kunden aus Jobber exportieren

Jobber schickt den Export per E-Mail, statt ihn herunterzuladen. Laut Jobbers Hilfezentrum können nur Admin-Nutzer Kunden importieren und exportieren, und die Verfügbarkeit hängt von Ihrem Plan ab.

1. Öffnen Sie den Tab Clients in der Seitennavigation.
2. Wählen Sie oben rechts More Actions.
3. Wählen Sie Export Clients.
4. Wählen Sie CSV oder vCard. Um nur getaggte Kunden zu exportieren, klicken Sie zuerst auf die Tags; sind mehrere Tags gewählt, werden nur Kunden einbezogen, die jeden davon tragen.
5. Warten Sie auf die E-Mail. Jobber sendet die Datei an die Adresse, mit der Sie angemeldet sind.

Die CSV verarbeitet bis zu 1.500 Zeilen pro Datei, eine längere Liste kommt also als mehrere Anhänge an; stapeln Sie diese vor dem Import unter einer einzigen Kopfzeile. Wählen Sie CSV; vCard verwirft die strukturierten Felder. Jobber gibt an, dass der Export Kontaktdaten, Objektadressen, Tags und benutzerdefinierte Felder enthält, und die Importvorlage zeigt auch ein Notizfeld.

Was fehlt:

• Aufträge, Angebote, Rechnungen und Einsätze. Diese liegen unter Insights > Reports. Die Berichte One-off jobs, Recurring jobs, Invoices und Clients haben jeweils eine Export-to-CSV-Schaltfläche mit der Wahl zwischen allen Spalten oder ausgewählten, und die Datei wird wieder per E-Mail zugestellt. Die Auftragsberichte enthalten eine Spalte für das geplante Startdatum, ein Auftragsexport mit einem Zeitraum ab heute ist also Ihre Liste anstehender Arbeiten.
• Anhänge und Fotos zu Aufträgen und Kunden bleiben in Jobber.
• Berichte, die Jobber als nicht exportierbar nennt, weil sie kein CSV-Format haben: Taxation, Waypoints, Job Follow-ups.

Wenn Sie ein Heizungs-, Sanitär-, Elektro- oder Handwerksunternehmen führen, zeigen unsere Hinweise zu Reparatur und Haushaltsdienstleistungen, wie dieselben Datensätze auf der anderen Seite aussehen.

Schritt 6: Kunden aus Shopmonkey exportieren

Shopmonkey exportiert über die Lists-Seite, und der Export dient zugleich als Massenbearbeitungswerkzeug. Aus Shopmonkeys Support-Center:

1. Wählen Sie das Lists-Symbol in der linken Navigation.
2. Öffnen Sie die Customers-Liste.
3. Wählen Sie oben rechts auf der Seite das Export-Symbol. Fehlt das Symbol, unterstützt diese Liste keinen Import oder Export.

Die Datei ist XLS; Shopmonkeys eigener Tipp für Inhaberinnen ohne Excel lautet, sie zu Google Sheets hochzuladen. Tun Sie dasselbe mit der Vehicles-Liste. In einer Werkstatt ist eine Kundin ohne das Fahrzeug nur ein halber Datensatz: Die Vehicles-Liste enthält Baujahr, Marke, Modell, Fahrgestellnummer und Kennzeichen und verknüpft die Servicehistorie mit einer Person.

Was fehlt:

• Kostenvoranschläge, Rechnungen, Aufträge und Zahlungen. Der Lists-Export ist für Stammdaten gedacht, nicht für Aufträge. Suchen Sie unter Ihren Berichten nach Auftragsexporten oder fragen Sie den Shopmonkey-Support; prüfen Sie das Hilfezentrum des Anbieters für das aktuelle Menü.
• Prüffotos, Anhänge, Prüfergebnisse und Nachrichtenverläufe bleiben in Shopmonkey.
• Termine im Kalender sind nicht Teil des Kunden- oder Fahrzeugexports.

Eine Warnung aus Shopmonkeys eigenem Artikel: Eine leere Zelle in einer Importdatei überschreibt den vorhandenen Wert. Wenn Sie eine unabhängige Autowerkstatt führen, beschreiben wir, wie Kunden- und Fahrzeugdatensätze außerhalb eines Werkstattverwaltungssystems aussehen können, unter Software für Autowerkstätten.

Schritt 7: Dateien bereinigen, Spalten abbilden, importieren

Sie halten jetzt irgendwo zwischen zwei und acht Dateien. Bevor Sie irgendetwas importieren, machen Sie drei Durchgänge in einer Tabelle.

Bereinigen

• Bewahren Sie jedes Original unangetastet in einem Ordner auf, der nach dem Exportdatum benannt ist. Arbeiten Sie an Kopien.
• Vereinheitlichen Sie die Formatierung von Telefon und E-Mail. Die Apps unterscheiden sich bei Ländervorwahlen und Trennzeichen, und Duplikate verstecken sich dahinter.
• Korrigieren Sie Daten. Excel-Exporte speichern Daten manchmal als Zahlen oder in einem regionalen Format; bringen Sie jede Datumsspalte auf ein einheitliches Format.
• Führen Sie geteilte Dateien zusammen (Jobbers 1.500-Zeilen-Stapel, Squares Dateien pro Gruppe) unter einer Kopfzeile, und löschen Sie die Testkunden, die jedes langjährige Konto ansammelt.

Abbilden

Schreiben Sie eine zweispaltige Tabelle: links die Kopfzeile im Export, rechts das Feld, zu dem sie werden soll. Legen Sie fest, was ein Kundendatensatz im neuen System braucht, bevor Sie sich ansehen, was das alte System lieferte.

Export-Spalte (Beispiele)	Zielfeld	Hinweis
First Name + Last Name, oder Name	Kundenname	Einmalig konsistent trennen oder zusammenführen
Mobile, Cell Phone, Phone	Telefon	Auf ein Format normalisieren
Tags, Groups	Tags oder ein Kategoriefeld	Nur die tatsächlich genutzten Werte behalten
Last Visited, Customer Since	Daten am Kundendatensatz	Datumsformat bestätigen
Terminexport (separate Datei)	Besuchs- oder Auftragsdatensätze, verknüpft mit dem Kunden	Über E-Mail oder Telefon abgleichen, nicht über den Namen
Fahrzeugexport (Shopmonkey)	Fahrzeugdatensätze, verknüpft mit dem Kunden	Die Fahrgestellnummer ist der sicherste Schlüssel

Importieren

Hier verweisen wir auf unser eigenes Produkt, mit den Vorbehalten, die zählen.

Ifa ist der Arbeitsbereich, den wir bauen. Sie beschreiben Ihr Unternehmen in einfachen Worten, und Ifa schlägt Datensätze, Felder, Ansichten und Arbeitsabläufe vor; Sie prüfen den Plan, bevor irgendetwas entsteht. Der Import akzeptiert CSV-, TSV-, JSON-, JSONL-, XLSX-, XLS- und unschädlich gemachte XLSM-Dateien, jede der oben genannten Dateien geht also ohne Umwandlung hinein. Er zeigt eine Vorschau und wartet auf Ihre Zustimmung, bevor er Datensätze erstellt. Er prüft auf Duplikate und leere Werte und markiert Daten, die er nicht lesen kann. Verknüpfte Dateien (Kunden in einer, Termine oder Fahrzeuge in einer anderen) werden zu verknüpften Datensätzen, sobald Sie dem Import mitteilen, welche Spalte zusammenpasst. Details finden Sie auf Daten importieren.

Zwei ehrliche Einschränkungen. Ifa ist noch nicht gestartet: Sie sehen sich den Arbeitsbereich vorab an und zahlen dann; es gibt keine kostenlose Stufe, und aktuell gibt es eine Warteliste. Und Ifa bietet keinen bezahlten Migrationsdienst und keine laufende Synchronisierung mit einer dieser fünf Apps; die oben beschriebenen Exporte übernehmen Sie selbst und behalten die Originale. Die Buchung selbst ist flexibel: buchbare Datensätze mit Arbeitszeiten, eine Richtlinie pro Leistung und eine Konfliktprüfung bei jeder Buchung, wobei Kundschaft über eine von Ifa erstellte Buchungsseite oder im Chat auf einem verbundenen Kanal bucht, und Erinnerungen als ein Workflow, den Sie selbst festlegen, statt als Schalter.

Was schiefgeht und wie Sie es vermeiden

• Nach der Kündigung exportieren. Nur-Inhaber- und plan-abhängige Exporte können verschwinden, wenn das Konto herabgestuft wird. Exportieren Sie zuerst, kündigen Sie danach; halten Sie das Konto einen Monat aktiv, falls Ihnen eine Datei gefehlt hat.
• Eine Anzahl mit einer Historie verwechseln. Vagaros Kundenbericht sagt, eine Kundin hat 14 Termine gebucht; er sagt nicht, wann oder wofür. Wenn Sie Daten brauchen, exportieren Sie zusätzlich die Verkaufs- oder Terminberichte.
• Die Verbindung zwischen Dateien verlieren. Eine Kundendatei und eine Termindatei sind nur zusammen nützlich, wenn eine Spalte in jeder übereinstimmt. E-Mail oder Telefon schlägt einen zweifach unterschiedlich geschriebenen Namen.
• Einen bearbeiteten Export zurück in die alte App importieren. Shopmonkey dokumentiert, dass leere Zellen Live-Daten überschreiben, und andere Apps verhalten sich ähnlich. Spielen Sie eine Datei nie ohne gespeichertes Original zurück.
• Filter, die den Export still verkleinern. Vagaro exportiert, was der aktuelle Filter zeigt, Jobber mit mehreren Tags exportiert nur Kunden, die alle davon tragen, Square exportiert nur die angehakten Gruppen, Fresha exportiert den gefilterten Standort. Löschen Sie Filter für die vollständige Liste.

Häufig gestellte Fragen

Kann ich Kundennotizen aus diesen Apps exportieren?

Manchmal. Jobbers Kundenexport enthält ein Notizfeld. Die Kundenexporte von Square, Vagaro, Fresha und Shopmonkey sind um das Profil herum gebaut, nicht um die Notizen. Suchen Sie in der Datei nach einer Notes-Spalte; fehlt sie, kopieren Sie die wichtigen Notizen von Hand, solange Sie noch Zugriff haben, und prüfen Sie das Hilfezentrum des Anbieters, falls inzwischen ein Notizenexport hinzugekommen ist.

Kommen meine künftigen Termine mit heraus?

Nicht im Kundenexport bei einer der fünf Apps. Fresha und Jobber lassen Sie Termin- oder Auftragslisten nach Zeitraum exportieren, setzen Sie den Zeitraum also auf heute; Squares Historienexport tut dasselbe, falls für Sie verfügbar. Bei Vagaro und Shopmonkey führen Sie die Terminberichte für die kommenden Wochen aus oder drucken Sie den Kalender.

Kann ich hinterlegte Karten in ein neues System übernehmen?

Nicht als Datei zum Herunterladen. Fresha erklärt, dass Kartendaten nicht exportiert werden können. Square sendet auf Anfrage des Inhabers einen verschlüsselten Export direkt an einen anderen PCI-DSS-Level-1-konformen Zahlungsdienstleister, mit einer durchschnittlichen Bearbeitungszeit von bis zu zwei Wochen. Rechnen Sie damit, Karten bei dem System, das künftig Zahlungen abwickelt, neu zu erfassen. Ifa verarbeitet keine Zahlungen, das ist also eine Frage an Ihren nächsten Zahlungsdienstleister, nicht an Ihren Arbeitsbereich.

Welches Dateiformat sollte ich anfordern?

CSV, wo es angeboten wird, und Excel, wo es die einzige strukturierte Option ist (Vagaro, Shopmonkey). Nie PDF für einen Import; PDF ist für Ihre Ablage. Ifas Import liest CSV, TSV, XLSX und XLS direkt, Sie müssen also nicht zwischen ihnen umwandeln.

Zuletzt aktualisiert am 2. September 2026.