Anfragen sind unvollständig
Am Telefon landen Adresse, Fehler und Dringlichkeit selten so, dass der Nächste damit arbeiten kann.
Nichts zu verkabeln. Sie beschreiben Ihren Betrieb in normaler Sprache, Ifa entwirft und baut ihn, und Sie prüfen den Plan, bevor es ihn gibt.
Ifa für Reparatur & Handwerk
Verfolgen Sie jede Anfrage und jeden Auftrag vom ersten Kontakt bis zum Abschluss.
Anfrage, Angebot, Termin, Fotos und Nachfassen hängen alle am selben Auftrag.
Beispielhafter Ablauf · Begleitete Einrichtung vor dem Start
Ablauf für den Anfang
- 1Anfrage
- 2Angaben prüfen
- 3Angebot
- 4Termin
- 5Zuteilung
- 6Auftrag
- 7Zahlung & Nachfassen
Zwischen Anfrage und Abschluss kann ein Auftrag an jeder Übergabe hängen bleiben.
Zu oft weiß nur der Chef, was zugesagt wurde, wer hinfährt und was danach passiert.
Angebote verschwinden in eigenen Tools
Auf einen Blick sieht niemand, welches Angebot gerade geschrieben wird, welches beim Kunden liegt und welches terminreif ist.
Termin und Zuteilung passen nicht zusammen
Eine Uhrzeit wird zugesagt, bevor Monteur, Ersatzteile und Zugang geklärt sind.
Nachweise zum Auftrag sind schwer zu finden
Die Fotos vom Abschluss liegen auf irgendeinem Handy, in einem Verlauf, drei Tage zurück.
Beim Geld wird zu spät nachgefasst
Der Auftrag verschwindet aus der Tagesansicht, bevor Rechnung oder Nachfassen erledigt sind.
Wissen, was wartet, angeboten, terminiert, in Arbeit und fertig ist.
Jede Stufe trägt Zusammenhang, Zuständigkeit und nächste Aktion weiter.
- Step 01
Anfrage
Kunde, Ort, Problem, Herkunft und vorhandene Nachweise festhalten.
- Step 02
Angaben prüfen
Klären, was für die richtige Antwort oder den Einsatz noch fehlt.
- Step 03
Angebot
Erstellung, Rückfragen, Freigabe und Ablauf verfolgen.
- Step 04
Termin
Zeit vereinbaren und dabei Zugang, Teile und Einschränkungen im Blick behalten.
- Step 05
Zuteilung
Der zuständigen Fachkraft alles zum Auftrag mitgeben.
- Step 06
Auftrag
Fortschritt, Notizen, Fotos, Dokumente und Abschluss festhalten.
- Step 07
Zahlung & Nachfassen
Die letzten Aktionen zu Kunde und Zahlung sichtbar halten.
Beispielhafter Arbeitsbereich
Sehen Sie jeden Auftrag mit seinem echten Stand.
Ein beispielhafter Arbeitsbereich mit erfundenen Auftragsnummern. Er zeigt, wie ein Serviceteam Anfragen und nächste Aktionen durchgehen würde.
Begleitete Einrichtung
Die begleitete Einrichtung verfolgt einen echten Auftrag durch jede Übergabe.
Wir gehen einen Auftrag von der ersten Nachricht bis zum letzten Nachfassen durch und richten dann einen Piloten ein, den Ihr Team auseinandernehmen darf.
Fragen, die wir gemeinsam klären
- Welche Angaben braucht es vor Angebot oder Einsatz?
- Wer gibt Termine und Zuteilungen frei?
- Welche Fotos, Notizen und Dokumente gehören zum Auftrag?
- Was muss passieren, damit ein Auftrag wirklich fertig ist?
Sie sehen die vorgeschlagenen Stufen, Felder und Zuständigkeiten und korrigieren sie, bevor der Pilot beginnt.
Für wen dieser Ablauf gedacht ist und für wen nicht
Gut geeignet für
- Teams für Heizung und Klima, Geräte, Elektronik und allgemeine Reparatur
- Wartung, Hausmeisterdienste und selbstständige Handwerksbetriebe
- Inhabergeführte Teams, die Anfragen, Angebote, Leute und Nachfassen zusammenhalten
Nicht gedacht für
- Große Fuhrparks mit anspruchsvoller Routenplanung oder Disposition im Konzernmaßstab
- Notfallinfrastruktur oder sicherheitskritische Steuerungssysteme
- Abläufe in der Gastronomie sowie klinische und regulierte Abläufe im Gesundheitswesen
Im Vergleich
Ifa im Vergleich zu Software für Service- und Handwerksbetriebe
Jobber, Housecall Pro, ServiceTitan und Service Fusion sind Plattformen für Einsatzplanung und Rechnungsstellung. Ifa ist ein Arbeitsbereich, zugeschnitten auf ein kleines Team, mit der Terminplanung als einem Teil davon.
| Worauf es ankommt | Ifa | Typische Plattformen für den Außendienst |
|---|---|---|
| Wo der Tag beginnt | Beim Auftragsdatensatz, von der Anfrage bis zur Nachverfolgung. | Bei der Plantafel. |
| Eigene Datensätze und Felder | Kunden, Objekte, Geräte, Aufträge und Angebote als eigene Datensatzarten mit eigenen Feldern. | Feste Kunden- und Auftragsobjekte mit einigen eigenen Feldern. |
| Disposition, Routenplanung und GPS | Nicht enthalten. Eine Buchung reserviert einen Mitarbeiter und eine Zeit; Routenplanung oder Standortverfolgung gibt es nicht. | Enthalten, meist mit einer App für Techniker. |
| Rechnungen und Zahlungen | Geplant. Heute werden Rechnungen als Dateien angehängt. | Enthalten. |
| Online-Buchung und Erinnerungen für Kunden | Buchbare Datensätze mit Arbeitszeiten, Regeln und Konfliktprüfung; Kunden buchen über eine Buchungsseite, die Ifa erstellt, oder im Chat über einen verbundenen Kanal, und Ihr Team kann jederzeit für sie buchen. Erinnerungen sind ein Ablauf, den Sie festlegen und der über einen verbundenen Kanal sendet. | Meist enthalten. |
| Ihre Daten übernehmen | Exporte als CSV, Excel und JSON, importiert mit Vorschau, Prüfungen und Ihrer Freigabe. | Unterschiedlich. Eine Kunden-CSV ist üblich, die Auftragshistorie oft nicht. |
| Preise | Erst den Arbeitsbereich ansehen, dann bezahlen. Keine Gratisstufe. | Monatliche Tarife je Nutzer, oft mit einem Mindestbetrag für die Plattform. Prüfen Sie die Angaben beim jeweiligen Anbieter. |
Von Ifa auf Grundlage der öffentlichen Seiten der Anbieter am 1. September 2026 verfasst. Funktionen und Preise ändern sich, bestätigen Sie sie daher vor einer Entscheidung beim jeweiligen Anbieter.
Umstieg
Umstieg von Ihrer Außendienst-Plattform oder einer Tabelle
Exportieren Sie Kunden und Aufträge, importieren Sie sie und geben Sie die Zuordnung frei, bevor etwas eingetragen wird.
Google Sheets oder Excel
Laden Sie die Tabelle als CSV herunter oder behalten Sie sie als XLSX. Aus den Spaltennamen werden die Feldnamen, die Sie freigeben.
Jobber
Exportieren Sie Kundinnen und Kunden als CSV aus der Kundenliste.
Housecall Pro
Exportieren Sie die Kundenliste als CSV aus dem Bereich Kunden.
ServiceTitan
Exportieren Sie Kunden als CSV aus den Berichten.
QuickBooks
Exportieren Sie die Kundenliste als CSV oder Excel.
Häufige Fragen
- Ersetzt Ifa unsere Disposition oder die Buchhaltung?
- Nein. Es geht um den Ablauf über Anfragen, Angebote, Zuteilung und Nachfassen hinweg. Die Fachsysteme, auf die Sie sich verlassen, behalten Sie.
- Sehen die Monteure, was für ihren Auftrag zählt?
- Ja, entlang der Datensätze und Zuständigkeiten, die Sie bei der begleiteten Einrichtung festlegen.
- Bleiben Fotos und Dokumente am Auftrag hängen?
- Ja. Nachweise gehören zum vorgeschlagenen Ablauf, und Sie entscheiden, was an jedem Datensatz mitreist.
- Stammen die Auftragszahlen von einem echten Kunden?
- Nein. Die Oberfläche ist ein Beispiel mit erfundenen Auftragsnummern und ausgedachten Zahlen.
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Nehmen Sie das, was Ihre nächste Frage beantwortet.
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Tragen Sie sich in die Warteliste ein und erzählen Sie uns von dem Auftrag, der letzte Woche liegen geblieben ist. Und wo genau er stecken blieb.
Jede Anfrage auf der Warteliste gleichen wir damit ab, was wir vor dem Start wirklich leisten können.