CRM für Berater und Coaches: 8 Tools im Vergleich

Dieser Vergleich richtet sich an eine selbstständige Beraterin oder einen selbstständigen Berater, eine Coachin oder einen Coach, oder eine Praxis mit zwei bis fünf Personen, die Kundschaft gleichzeitig in einer Tabelle, einem Kalender und einem Posteingang führt. Wir haben sieben Tools angesehen, nach denen Menschen unter “crm für berater” und “software für coaching-unternehmen” suchen, und zuletzt unser eigenes Produkt hinzugefügt, mit Offenlegung. Wo ein Anbieter einen Preis veröffentlicht, haben wir ihn am Tag des Schreibens auf der Website geprüft; wo das nicht möglich war, beschreiben wir das Preismodell und lassen die Zahl weg.

Wie wir verglichen haben

Wir haben fünf Dinge betrachtet.

• Buchung. Kann eine interessierte Person selbst einen Slot für ein Erstgespräch wählen? Verschickt das Tool Erinnerungen?
• Kundendaten. Ist eine Kundin oder ein Kunde ein Datensatz, den Sie gestalten können, mit Feldern, Phasen, verknüpften Sitzungen und Notizen, oder eine Kontaktkarte mit angehängtem Geschäft?
• Datenimport und -export. Importiert es Ihre Tabelle mit Prüfungen und exportiert alles als CSV?
• Preismodell. Pro Konto oder pro Platz, ob es einen kostenlosen Plan gibt, und was in der günstigeren Stufe fehlt.
• Eignung für ein inhabergeführtes Team. Setzt das Tool eine Vertriebsabteilung voraus, oder eine Inhaberin oder einen Inhaber, die oder der die Arbeit auch selbst erbringt?

Die Preise sind die veröffentlichten Zahlen, Stand September 2026, und können sich ändern.

HoneyBook

Am besten für: eine selbstständige Coachin oder einen selbstständigen Coach oder Berater, die oder der Angebote, Verträge, Rechnungsstellung und Terminplanung in einem einheitlich gebrandeten Kundenablauf will.

HoneyBook ist um das “Projekt” herum gebaut, sein Wort für ein einzelnes Engagement. Ein Lead kommt über ein Lead-Formular herein, Sie schicken ein Angebot, das Vertrag und Rechnung bündelt, die Kundin oder der Kunde unterschreibt und zahlt auf einem Bildschirm. Der Terminplaner lässt eine interessierte Person einen Anruf aus Ihrer Verfügbarkeit buchen.

Wo es an Grenzen stößt: Kundendaten sind dünn, sobald der Verkauf abgeschlossen ist. Eine Kundin oder ein Kunde, die oder der über zwei Jahre drei Engagements kauft, ist drei Projekte, keine einzelne Beziehung mit Historie. Kartenzahlungen tragen eine Abwicklungsgebühr (2,7 Prozent plus 10 Cent, laut Preisseite Stand September 2026). Der Import ist eine Kontakt-CSV; der Export ist lückenhaft.

Preismodell: pro Konto, nicht pro Platz, mit unbegrenzten Kunden. Der veröffentlichte Startpreis liegt Stand September 2026 bei 29 US-Dollar im Monat bei jährlicher Abrechnung für Starter (solo, ohne Terminplaner, ohne Automatisierungen), 49 US-Dollar für Essentials (Terminplaner, Automatisierungen, bis zu zwei Teammitglieder) und 109 US-Dollar für Premium (unbegrenzte Teammitglieder). Kein kostenloser Plan; es gibt eine kostenlose Testphase.

Dubsado

Am besten für: eine Beraterin oder einen Berater, die oder der genaue Kontrolle über Formulare und Workflows will und bereit ist, ein Wochenende in die Einrichtung zu investieren.

Dubsado ist das am stärksten konfigurierbare der gebündelten Tools. Formulare, Angebote, Verträge, Fragebögen und vorgefertigte E-Mails sind alles Vorlagen, die Sie selbst gestalten, und im Premier-Plan verkettet ein Workflow sie: Eine eingereichte Lead-Formularantwort erstellt ein Projekt, verschickt einen Fragebogen, wartet auf die Antwort und bietet dann einen Anruf an.

Wo es an Grenzen stößt: Der Terminplaner und die Workflows, der Grund, warum die meisten Menschen es kaufen, sitzen nur im höheren Plan, sodass die günstigere Stufe ein reines Formular- und Rechnungstool ist. Kundendaten sind auch hier projektzentriert. Der Import ist eine Kunden-CSV; der Export deckt Kunden und Rechnungen ab.

Preismodell: pro Konto mit zwei Plänen. Dubsados Preistabelle listet Stand September 2026 35 US-Dollar im Monat für Starter und 55 US-Dollar im Monat für Premier, mit einer jährlichen Option. Beide Pläne enthalten drei zusätzliche Nutzer ohne Aufpreis. Die kostenlose Testphase hat alle Premier-Funktionen, begrenzt das Adressbuch aber auf drei Kunden.

Bonsai

Am besten für: eine Beraterin oder einen Berater, die oder der nach Stunde oder Projekt abrechnet und Zeiterfassung neben der Rechnungsstellung will.

Bonsai deckt Angebote, Formulare, Terminplanung, ein Kundenportal und ein einfaches CRM ab. Die Zeiterfassung speist Rechnungen direkt, was stundenbasierte Beraterinnen und Berater dabei hält.

Wo es an Grenzen stößt: Der Einstiegsplan ist bewusst schmal gehalten. Stand September 2026 umfasst die Basic-Stufe das CRM, Zeiterfassung und Aufgabenverwaltung, lässt aber Rechnungsstellung, Angebote, Verträge, Formulare, Terminplanung und das Kundenportal weg, die alle erst bei Essentials beginnen. Die Geschäftspipeline erscheint erst bei Premium. Kundendaten sind Kontaktkarten mit darunterliegenden Projekten.

Preismodell: pro Nutzer und Monat, vier Stufen, sieben Tage kostenlose Testphase, kein kostenloser Plan. Veröffentlichte Startpreise Stand September 2026: 9, 19, 29 und 49 US-Dollar pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung (Basic, Essentials, Premium, Elite), oder 15, 25, 39 und 59 US-Dollar bei monatlicher Abrechnung. Elite erfordert mindestens drei Nutzer.

HubSpot

Am besten für: eine Beraterin oder einen Berater, die oder der eine echte Vertriebspipeline betreibt, viel E-Mail verschickt und kostenlos starten möchte.

HubSpots kostenloses CRM ist an den richtigen Stellen großzügig: Kontakte und Unternehmen, Geschäfte auf einer Pipeline-Tafel, E-Mail-Protokollierung, Formulare, die Kontakte erstellen, und ein persönlicher Meeting-Link. Der Import aus CSV gehört zu den besten in dieser Liste, mit Spaltenzuordnung und Duplikatbehandlung, und der Export ist unbeschränkt.

Wo es für einen Coach an Grenzen stößt: Es ist ein Vertriebstool. Es gibt keine Vorstellung von einer Sitzung, einem Programm oder einem Liefermeilenstein, es sei denn, Sie bauen eigene Objekte, die weder im kostenlosen noch im Starter-Plan verfügbar sind. Der kostenlose Plan setzt HubSpot-Branding auf Formulare, E-Mails und den Meeting-Link, erlaubt zwei Nutzer und begrenzt Kontakte Stand September 2026 auf 1.000.

Preismodell: ein kostenloser Plan ohne zeitliches Limit, danach Starter, bepreist pro Platz und Monat. Der reguläre veröffentlichte Preis für Starter liegt Stand September 2026 bei 20 US-Dollar pro Platz und Monat, mit einem sich ändernden Aktionspreis für Neukundschaft.

Pipedrive

Am besten für: eine Praxis mit mehreren gleichzeitig laufenden Angeboten, bei der die Inhaberin oder der Inhaber in Geschäften und nächsten Aktivitäten denkt.

Pipedrive ist zuerst eine Pipeline und alles andere zweitrangig. Jedes Geschäft hat eine nächste Aktivität, die Tafel markiert ein Geschäft ohne eine solche, und E-Mail-Synchronisierung bringt das Gespräch auf das Geschäft. Es hat einen Terminplaner, Webformulare, Automatisierungen und ein Projekte-Zusatzpaket für Lieferarbeit. Der Tabellenimport mit Feldzuordnung ist stark; der Export ist in jedem Plan verfügbar.

Wo es an Grenzen stößt: Eine Kundin oder ein Kunde nach dem Verkauf ist eine “Person” oder eine “Organisation”, kein Engagement, sodass sich eine laufende Coaching-Beziehung wie ein abgeschlossenes Geschäft anfühlt. Die Pläne wurden 2025 umbenannt (Lite, Growth, Premium und Ultimate, Stand September 2026), und Automatisierungen sitzen ab der zweiten Stufe. Sie zahlen für jeden Platz, ob er zugewiesen ist oder nicht.

Preismodell: pro Platz und Monat, vier Stufen, kostenlose Testphase, kein kostenloser Plan. Wir konnten Pipedrives Preisseite an dem Tag, an dem wir dies schrieben, mit unseren Werkzeugen nicht laden, daher nennen wir keine Zahlen.

Notion

Am besten für: eine selbstständige Coachin oder einen selbstständigen Coach, die oder der bereits in Notion lebt, Sitzungsnotizen und Kundendaten an einem Ort will und es nicht stört, sie selbst aufzubauen.

Als Kundendatenbank genutzt, ist Notion eine Reihe verknüpfter Datenbanken, die Sie selbst gestalten: Clients und Sessions mit einer Beziehung dazwischen, und eine Tafelansicht für die Pipeline. Notizen sind vollwertig; ein Sitzungsdatensatz kann das gesamte Protokoll und die Nachbereitung festhalten. Datenbanken importieren CSV und exportieren nach CSV oder Markdown.

Wo es an Grenzen stößt: keine Buchung, keine Erinnerungen, keine E-Mail-Synchronisierung, kein Kundenportal, und jede Ansicht, auf die Sie sich verlassen, müssen Sie selbst bauen und pflegen. Automatisierungen im kostenlosen Plan beschränken sich auf Schaltflächen; Datenbank-Automatisierungen beginnen bei Plus. Der kostenlose Plan begrenzt Datei-Uploads auf 5 MB und schränkt Datenbanken ein, sobald Sie ein zweites Mitglied hinzufügen.

Preismodell: ein kostenloser Plan, danach pro Platz und Monat. Veröffentlichte Preise Stand September 2026: 10 US-Dollar pro Platz und Monat für Plus und 20 US-Dollar für Business bei monatlicher Abrechnung, mit Rabatt bei jährlicher Abrechnung.

Capsule

Am besten für: eine Beratungspraxis mit zwei bis fünf Personen, die ein sauberes, konventionelles Kontakt-CRM mit einer kostenlosen Stufe zum Einstieg will.

Capsule ist ein Kontakt- und Pipeline-CRM, das bewusst einfach geblieben ist: Personen, Organisationen, Chancen und eine Aufgabenliste, ein geteiltes Postfach und E-Mail-Vorlagen in kostenpflichtigen Plänen, Workflow-Automatisierung und Projekttafeln ab der Growth-Stufe.

Wo es an Grenzen stößt: Es gibt keinen Terminplaner, Buchung lebt also in einem separaten Kalendertool, und es gibt kein Kundenportal. Der kostenlose Plan ist eine Testphase ohne Enddatum: zwei Nutzer, 250 Kontakte, eine Pipeline und fünf eigene Felder, Stand September 2026. Der Import ist eine CSV mit Zuordnung; Export ist verfügbar.

Preismodell: ein kostenloser Plan, danach drei kostenpflichtige Stufen (Starter bis Advanced), bepreist pro Nutzer und Monat, jährlich abgerechnet mit einer teureren monatlichen Option, und ein Ultimate-Plan für fünf oder mehr Nutzer über den Vertrieb verkauft. Die Seite zeigte an dem Tag, an dem wir dies schrieben, mit unseren Werkzeugen keine Zahlen, daher nennen wir keine.

Ifa

Offenlegung: Ifa stellt eines der hier verglichenen Tools her.

Am besten für: eine Beratungs- oder Coaching-Praxis, die Daten so gestalten möchte, wie das eigene Engagement abläuft, vom Erstgespräch bis zur Verlängerung, ohne sie von Hand aufzubauen.

Ifa ist ein Geschäftsarbeitsbereich statt einer Pipeline mit angehängter Kontaktliste. Sie beschreiben die Praxis in einfachen Worten, Ifa schlägt die Datensätze, Felder, Ansichten und Lebenszyklusstatus vor, und Sie prüfen den Vorschlag, bevor irgendetwas davon entsteht. Für eine Coaching-Praxis bedeutet das meist einen Kundendatensatz mit Phasen wie Lead, Erstgespräch, Angebot, Einstieg, Sitzungen und Verlängerung, einen verknüpften Sitzungsdatensatz und gespeicherte Ansichten. Die Seite Berater und Coaches führt durch diese Anordnung. Öffentliche Aufnahmeformulare landen als Datensätze oder Interessenten mit geregelter Einwilligung, Workflows und geplante Automatisierung zeigen ihre Wirkung als Vorschau vor einer Massenaktion, und Berichte tragen eine Prüfhistorie. Der Import umfasst CSV, TSV, JSON, JSONL, XLSX, XLS und unbelebte XLSM-Dateien über eine Vorschau mit Prüfungen (doppelte Zeilen, unlesbare Datumsangaben, leere Werte), dann folgt die Freigabe; die Importseite zeigt, wie das aussieht.

Wo es an Grenzen stößt, an Stellen, die für einen Coach zählen: Es gibt keine Synchronisierung mit Google- oder Outlook-Kalendern, keine digitale Unterschrift, und Rechnungsstellung, Zahlungen und Anzahlungen sind geplant, aber noch nicht verfügbar, sodass jedes gebündelte Tool oben Ifa darin schlägt, heute bezahlt zu werden. Die Buchung selbst ist flexibel: eine Richtlinie pro Sitzungsart, Arbeitszeiten pro Mitarbeitendem in der jeweils eigenen Zeitzone, Verfügbarkeitsprüfungen und eine Konfliktprüfung bei jeder Buchung. Eine interessierte Person kann ein Erstgespräch über eine Buchungsseite, die Ifa erstellt, oder im Chat auf einem verbundenen Kanal buchen, oder eine Anfrage über ein öffentliches Formular senden, das Sie bestätigen. Erinnerungen sind ein Workflow, den Sie selbst festlegen, ein geplanter Schritt, der über einen verbundenen Kanal verschickt wird. Ifa ist noch nicht gestartet: Sie sehen den Arbeitsbereich in der Vorschau und zahlen danach; es gibt keine kostenlose Stufe, und heute gibt es eine Warteliste statt einer Registrierungsschaltfläche.

Preismodell: pro Arbeitsbereich, bezahlt nach der Vorschau. Kein kostenloser Plan, und kein veröffentlichter Preis, solange das Produkt noch nicht gestartet ist.

Im direkten Vergleich

Tool	Buchung	Kundendaten	Import und Export	Preismodell	Eignung für Inhaberbetriebe
HoneyBook	Terminplaner ab Essentials	Projektzentriert	Kontakt-CSV-Import, teilweiser Export	Pro Konto, kein kostenloser Plan	Einzelverkäufer von Paketen
Dubsado	Terminplaner nur bei Premier	Projektzentriert, umfangreiche Formulare	Kunden-CSV-Import, Kundenexport	Pro Konto, drei Zusatznutzer inklusive	Stark nach der Einrichtung
Bonsai	Terminplanung ab Essentials	Kontakte mit Projekten	CSV-Import und -Export	Pro Nutzer, kein kostenloser Plan	Stundenabrechner
HubSpot	Ein Meeting-Link im kostenlosen Plan, gebrandet	Kontakt- und Geschäftsobjekte	Ausgezeichneter Import, vollständiger Export	Kostenloser Plan, Starter pro Platz	Pipeline ja, Lieferung nein
Pipedrive	Terminplaner, gestaffelte Funktionen	Geschäfte und Personen	Starker Import, Export	Pro Platz, kein kostenloser Plan	Geschäftslastige Praxen
Notion	Keine	Was auch immer Sie bauen	CSV-Import, CSV- und Markdown-Export	Kostenloser Plan, dann pro Platz	Für Einzelpersonen zum Selbstbauen
Capsule	Keine	Kontakte und Chancen	CSV-Import und -Export	Kostenloser Plan, dann pro Nutzer	Ein geteiltes Kontaktbuch
Ifa	Richtlinien, Arbeitszeiten und Konfliktprüfung; Buchungsseite und Chat-Buchung; Erinnerungen als Workflows	Individuelle Datensätze und Phasen	Sieben Formate mit Prüfungen, CSV-Export	Pro Arbeitsbereich, keine kostenlose Stufe, Warteliste	Gestaltete Daten, flexible Buchung; Zahlungen geplant

So treffen Sie die Wahl

Beginnen Sie bei dem Teil Ihrer Woche, der am meisten wehtut, nicht bei der längsten Funktionsliste.

Wenn der Schmerzpunkt ist, mit weniger E-Mails von “interessiert” zu “bezahlt” zu kommen, wählen Sie ein gebündeltes Tool: HoneyBook für die geringste Einrichtung, Dubsado für genaue Kontrolle über jedes Formular und jeden Schritt, Bonsai, wenn Stunden und Rechnungen im Mittelpunkt des Geschäfts stehen. Jedes davon nimmt in irgendeiner Form eine Abwicklungsgebühr auf Zahlungen, lesen Sie also die Gebührenzeile vor der Planzeile.

Wenn der Schmerzpunkt ist, den Überblick zu verlieren, wem Sie was versprochen haben, und die Geldseite bereits woanders gelöst ist, wählen Sie ein Datentool. HubSpots kostenloser Plan und Capsules kostenloser Plan sind ehrliche Einstiegspunkte, und Pipedrive ist die Wahl, wenn Sie mehr offene Angebote haben, als Sie im Kopf behalten können. Notion gewinnt, wenn Sie lieber Sitzungsnotizen neben der Kundin oder dem Kunden haben als eine Pipeline, die untätige Geschäfte markiert.

Ifa gehört in die zweite Gruppe, und nur, wenn Ihre Praxis Daten braucht, die ein generisches CRM nicht hat: Sitzungen, Zusagen, Verlängerungstermine, Programme mit Kohorten. Wenn Rechnungsstellung heute nicht verhandelbar ist, ist eines der ersten drei die bessere Wahl, und das sagen wir lieber hier als erst, nachdem Sie Ihre Daten importiert haben.

Was auch immer Sie wählen: Führen Sie den Import während der Testphase durch und lesen Sie den Duplikatbericht, bevor Sie sich entscheiden.

Häufig gestellte Fragen

Brauche ich ein CRM oder ein Projektmanagement-Tool?

Wenn der größte Teil Ihres Umsatzes aus einer Handvoll langer Engagements stammt, kann Sie ein Projekttool mit einem guten Kundenfeld eine Weile tragen. Sobald Sie mehr Interessenten als Kundschaft haben, oder eine zweite Person dieselben Gespräche sehen muss, brauchen Sie einen Datensatz pro Beziehung mit einer Phase darauf, und genau das ist ein CRM.

Was unterscheidet HoneyBook von Dubsado?

Beide bündeln Angebote, Verträge, Rechnungen und einen Terminplaner für einen Preis pro Konto. HoneyBook ist schneller eingerichtet; Dubsado gibt mehr Kontrolle über Formulare und Workflows und enthält drei zusätzliche Nutzer in beiden Plänen, behält seinen Terminplaner und seine Workflows aber im höheren Plan.

Kann ich als Coach ein kostenloses CRM nutzen?

Ja, mit zwei Einschränkungen. HubSpots kostenloser Plan brandet Ihre Formulare und Ihren Meeting-Link, und Capsules kostenloser Plan endet Stand September 2026 bei 250 Kontakten und zwei Nutzern. Beide eignen sich gut für ein erstes Jahr.

Reicht Notion als Kundenverwaltungssoftware für Berater aus?

Für eine Einzelpraxis, die bereits Notizen in Notion führt, reicht es für Daten aus und ist bei Notizen besser als die meisten. Es hat keine Buchung, keine Erinnerungen und keine E-Mail-Synchronisierung, sodass Sie es mit einem Kalendertool und Ihrem Posteingang kombinieren.

Wie übertrage ich meine Kundenliste aus einer Tabelle in eines dieser Tools?

Exportieren Sie als CSV, bereinigen Sie die Kopfzeile, sodass jede Spalte einen klaren Namen hat, und nutzen Sie den Import des Tools mit Spaltenzuordnung. Prüfen Sie das Ergebnis auf doppelte Kunden und falsch gelesene Datumsangaben, bevor Sie die Tabelle löschen.

Zuletzt aktualisiert am 2. September 2026.