Kostenlose Excel-CRM-Vorlage (auch für Google Sheets)

Die meisten inhabergeführten Unternehmen bestreiten ihr erstes Jahr mit einer Tabelle, und das ist eine vernünftige Entscheidung. Das Problem ist, dass ein leeres Blatt keine Meinung hat: Spalten vermehren sich, Status leben nur im Kopf einer Person, und sechs Monate später kann niemand mehr sagen, wie viele Kunden abgesprungen sind. Diese Seite bietet Ihnen eine kostenlose Excel-CRM-Vorlage, die bereits eine klare Struktur mitbringt. Sie enthält Kunden, Termine und Nachfassaktionen auf getrennten Tabs, verwendet Dropdown-Status, damit die Spalten zählbar bleiben, und speist ein Übersichts-Tab, das sich selbst aktualisiert. Die Datei öffnet sich in Excel und LibreOffice, lässt sich sauber in Google Sheets importieren, und es gibt keine E-Mail-Schranke: Der Link unten ist bereits die Datei.

Vorlage herunterladen (.xlsx)

Die Tabs und Beschriftungen der Vorlage sind auf Englisch; Sie können sie nach dem Herunterladen beliebig umbenennen.

Wir haben sie bei Ifa entwickelt, weil unsere Importpipeline Tausende von Kundentabellen liest und dieselbe Handvoll Layoutfehler fast jede schmerzhafte Migration verursacht. Die Vorlage vermeidet diese Fehler von Anfang an, sodass Ihre Daten nutzbar bleiben, egal ob Sie später zu Ifa wechseln, zu einem anderen CRM oder gar nicht.

1. Datei herunterladen und auf Ihre Art öffnen

Die Vorlage ist eine einzelne .xlsx-Datei mit fünf Tabs: Start here, Clients, Appointments, Follow-ups und Dashboard.

• Excel oder LibreOffice: Öffnen Sie die Datei direkt. Alles funktioniert wie ausgeliefert.
• Google Sheets: Laden Sie die Datei zu Drive hoch und öffnen Sie sie mit Sheets, oder verwenden Sie Datei, dann Importieren in einer leeren Tabelle. Stand September 2026 übernimmt Sheets die Dropdowns und Formeln ohne Änderungen.

Die grau kursiven Zeilen sind Beispiele. Lassen Sie sie stehen, solange Sie lernen, wie die Tabs zusammenhängen, und löschen Sie sie danach; das Dashboard rechnet von selbst neu.

2. Jeden Kunden einmal auf dem Clients-Tab erfassen

Der Clients-Tab hat acht Spalten: Name, Phone, Email, Status, First visit, Last visit, Preferred service und Notes. Zwei davon leisten den Großteil der Arbeit.

Status ist ein Dropdown mit drei Werten: Lead, Active und Lapsed. Widerstehen Sie dem Drang, weitere hinzuzufügen. Ein Lead ist jemand, der angefragt, aber nie gekauft hat. Active bedeutet, die Person war kürzlich da, wobei “kürzlich” je nach Branche unterschiedlich ist (sechs Wochen für einen Salon, ein Jahr für einen Schornsteinfeger). Lapsed bedeutet, die Person kam früher und ist ausgeblieben. Weil die Werte aus einer Liste stammen statt frei eingetippt zu werden, kann das Dashboard sie zählen; sobald jemand “aktiv!!” oder “Stammkunde” in eine Freitextspalte tippt, ist es mit dem Zählen vorbei.

Eine Zeile pro Kunde ist die Regel, die Ihnen später viel erspart. Wenn Amelia einen zweiten Termin bucht, kommt das auf den Appointments-Tab, nicht auf eine zweite Amelia-Zeile. Doppelte Kundenzeilen sind der häufigste Fehler, den wir in importierten Tabellen sehen, und sie sind mühsam von Hand zu entwirren.

Die Notes-Spalte ist für Kontext gedacht, den keine Spalte fassen kann: Allergien, der Name des Hundes, “kommt immer zehn Minuten zu spät”. Wenn Sie feststellen, dass Sie dieselbe Art von Notiz immer wieder schreiben, machen Sie daraus lieber eine eigene Spalte.

3. Termine so erfassen, dass die Summen etwas bedeuten

Jeder Besuch ist eine Zeile auf dem Appointments-Tab: Date, Time, Client, Service, Price und Status, dazu Notes. Die Client-Spalte ist ein Dropdown, das aus dem Clients-Tab gespeist wird, wodurch die Schreibweisen zwischen den Tabs identisch bleiben; identische Schreibweisen sind es, die einem künftigen Import (oder einer Nachschlageformel) erlauben, einen Termin mit einer Person zu verknüpfen.

Status hat vier Werte, und das Dashboard liest alle davon:

• Booked zählt zu den anstehenden Terminen.
• Done speist die Umsatzsumme.
• Cancelled fällt aus jeder Zählung heraus.
• No show erhält einen eigenen Zähler, denn ein Nichterscheinen ist keine Stornierung: Es ist eine Kundin oder ein Kunde, den Sie kontaktieren sollten.

Schreiben Sie Preise als reine Zahlen in Ihrer eigenen Währung. Das Blatt rechnet oder formatiert sie nie um, sodass die Umsatzsumme genau die Summe dessen ist, was Sie eingetragen haben.

4. Ihre Woche über den Follow-ups-Tab steuern

Der Follow-ups-Tab ist bewusst schlank: Client, Due date, Reason, Done (Yes oder No) und Notes. Er existiert, weil “Ich sollte Priya zurückrufen” genau die Art von Gedanke ist, den eine vielbeschäftigte Inhaberin bis Donnerstag verliert.

Die Gewohnheit, die ihn wirksam macht: Endet ein Termin mit einem losen Faden (ein Nichterscheinen, eine Preisfrage, ein “Rufen Sie mich im Frühjahr an”), fügen Sie eine Follow-up-Zeile hinzu, bevor Sie den Laptop zuklappen. Einmal pro Woche filtern Sie die Done-Spalte auf No und arbeiten die Liste ab. Das Dashboard zeigt die Anzahl der offenen Punkte, sodass Sie den Rückstand sehen, ohne den Tab zu öffnen.

5. Das Dashboard lesen, dann darauf vertrauen

Der Dashboard-Tab berechnet sieben Zahlen mit einfachen COUNTIF- und SUMIF-Formeln: aktive Kunden, Leads, die auf eine Antwort warten, gebuchte und abgeschlossene Termine, Umsatz aus abgeschlossenen Terminen, verpasste Termine zum Nachfassen und offene Follow-ups. Es gibt nichts zu konfigurieren; die Zahlen ändern sich, sobald sich die anderen Tabs ändern.

Zwei davon verdienen einen wöchentlichen Blick. Leads, die auf eine Antwort warten ist Geld, das in Ihrem Posteingang liegt: Diese Personen haben bereits angefragt. Verpasste Termine zum Nachfassen ist das günstigste Marketing, das Sie je betreiben werden, denn ein neu gebuchtes Nichterscheinen kostet nur eine Nachricht.

6. Die Vorlage anpassen, ohne sie zu zerstören

Benennen Sie um, was Sie wollen: Tabs, Spalten, Status. Ein Hundefriseursalon könnte Preferred service in Rasse umbenennen, ein Heizungs- und Klimateam könnte Appointments in Aufträge umbenennen und eine Spalte für die Adresse hinzufügen. Drei Änderungen sind von Natur aus sicher, zwei sind es nicht.

Sicher: Spalten rechts von den bestehenden hinzufügen, Spaltenüberschriften umbenennen und die Dropdown-Werte ändern (bearbeiten Sie die Liste der Datenüberprüfung, damit die Dashboard-Formeln und die Dropdowns im Gleichschritt bleiben).

Nicht sicher: Zellen verbinden (das bricht Sortierung, Filterung und jedes Importwerkzeug, das wir je getestet haben) und zwei Fakten in eine Zelle schreiben (“Balayage plus Schnitt, bar bezahlt, Rückbuchung im März”). Ein Fakt pro Zelle ist der ganze Trick einer Datenbank, selbst einer, die in einer Tabelle lebt.

7. Fünf Minuten Feinschliff, die sich jede Woche auszahlen

Die Vorlage ist bewusst schlicht gehalten, aber ein paar native Tabellenfunktionen machen den Alltag damit spürbar angenehmer. Alle funktionieren Stand September 2026 in Excel, LibreOffice und Google Sheets.

Appointments nach Datum sortieren, neueste zuerst. Markieren Sie die Datenzeilen und sortieren Sie nach der Date-Spalte absteigend, sodass heute immer oben steht. Wiederholen Sie das nach einer Serie von Eingaben, oder verwenden Sie in Google Sheets eine Filteransicht, die die Sortierung für Sie beibehält, ohne das Blatt für andere zu verändern.

Überfällige Follow-ups einfärben. Fügen Sie auf dem Follow-ups-Tab eine Regel für die bedingte Formatierung hinzu: Wenn Done “No” ist und Due date vor heute liegt, füllen Sie die Zeile rot. Die wöchentliche Durchsicht wird zum kurzen Blick.

Eine Ansicht für abgesprungene Kunden pflegen. Filtern Sie den Clients-Tab auf Status gleich Lapsed, sortiert nach Last visit. Diese Liste, von oben nach unten mit je einer freundlichen Nachricht abgearbeitet, ist die ertragreichste Stunde in einer ruhigen Woche.

Die Kopfzeile schützen. Nutzen Sie in Google Sheets Daten, dann Blätter und Bereiche schützen, für Zeile 1 jedes Tabs. Eine umbenannte oder gelöschte Kopfzeile ist der schnellste Weg, das Dashboard unbemerkt zu zerstören.

Entscheiden, wo die Datei lebt. Eine Kopie, ein Ort, ein Name. Bei einer Excel-Datei bewahren Sie sie in einem Ordner auf, der automatisch gesichert wird; bei einem Google Sheet ist der Versionsverlauf unter Datei, dann Versionsverlauf, Ihr Rückgängig-Knopf für ganze verpatzte Tage. Das Namensmuster “v2 FINAL (Kopie)” ist der Weg, auf dem Kundenlisten verloren gehen.

Was schiefgeht und wie Sie es vermeiden

Das sind die Fehlermuster, denen wir am häufigsten begegnen, wenn wir Kundentabellen beim Import lesen, ungefähr in der Reihenfolge ihrer Schmerzhaftigkeit:

• Doppelte Kunden. Zwei Zeilen für dieselbe Person, mit leicht abweichender Schreibweise. Vorbeugung: die Ein-Zeile-Regel plus das Client-Dropdown auf dem Appointments-Tab.
• Daten als Text gespeichert. “3. Mai” lässt sich nirgendwo einsortieren und nichts damit berechnen. Tippen Sie Daten so ein, wie es Ihre Ländereinstellung erwartet, und lassen Sie die Zelle formatieren; richtet sich ein Datum plötzlich linksbündig aus, behandelt das Blatt es als Text.
• Die Notes-Spalte wird zur eigentlichen Datenbank. Wenn sich Preise, Besuchsdaten und Telefonnummern in Fließtext verstecken, kann keine Formel und kein Import sie erkennen. Machen Sie wiederkehrende Fakten zu eigenen Spalten.
• Mehrere Personen bearbeiten gleichzeitig. Excel-Dateien auf einem gemeinsamen Laufwerk überschreiben sich leise gegenseitig. Wenn zwei oder mehr Personen täglich Datensätze aktualisieren, verlegen Sie die Datei zu Google Sheets für echtes gleichzeitiges Bearbeiten, und werten Sie das als erstes Anzeichen dafür, dass Sie Tabellen insgesamt entwachsen.
• Löschen statt Auslaufen lassen. Einen ruhig gewordenen Kunden zu entfernen, zerstört genau die Historie, die Sie bräuchten, um ihn zurückzugewinnen. Setzen Sie den Status auf Lapsed und behalten Sie die Zeile.

Wann die Tabelle nicht mehr ausreicht

Ein gut gepflegtes Blatt wie dieses trägt eine Einzelperson erstaunlich weit. Die Grenze zeigt sich als Symptome: Sie scrollen, um irgendetwas zu finden, die Datei hat eine “v2 FINAL”-Schwester, Buchungen kollidieren, weil das Blatt keine Verfügbarkeit prüfen kann, und Erinnerungen hängen von Ihrem Gedächtnis ab.

Genau für diesen Moment ist Ifa gedacht. Sie beschreiben Ihr Unternehmen in einfachen Worten, Ifa schlägt Datensätze, Ansichten und Arbeitsabläufe vor, und Sie prüfen den Plan, bevor irgendetwas entsteht. Der Import liest genau diese Vorlage (und unordentlichere Tabellen: CSV, XLSX und Verwandte) über eine Vorschau mit Prüfungen auf Duplikate, Daten und leere Werte, und nichts wird veröffentlicht, bevor Sie zustimmen. Derselbe Arbeitsbereich ergänzt anschließend, was eine Tabelle nicht kann: Buchungen mit Verfügbarkeitsprüfung, eine Buchungsseite, die Ifa für Ihre Kundschaft erstellt, Erinnerungs-Workflows, die Sie selbst festlegen, und einen Kundendatensatz hinter jedem Termin. Wir sind ehrlich, was den Kompromiss angeht: Ifa befindet sich vor dem Start mit einer Warteliste, es gibt keine kostenlose Stufe, und Rechnungsstellung und Zahlungen sind geplant, aber noch nicht verfügbar, behalten Sie also vorerst Ihr bisheriges Rechnungswerkzeug. Die Seite zum Wechsel von der Tabelle zum Arbeitsbereich zeigt den gesamten Weg, Vorlage inklusive.

Häufig gestellte Fragen

Reicht Excel wirklich als CRM aus?

Für eine Person mit unter ein paar hundert Kunden: ja, sofern das Blatt eine Struktur hat: getrennte Tabs für Kunden und Besuche, Dropdown-Status, eine Zeile pro Kunde. Genau diese Struktur bringt diese Vorlage mit. Was Excel nie bietet, sind Verfügbarkeitsprüfung, automatische Historie pro Kunde und sicheres gleichzeitiges Bearbeiten.

Funktioniert die Vorlage in Google Sheets?

Ja. Laden Sie die .xlsx-Datei zu Drive hoch und öffnen Sie sie mit Google Sheets, oder importieren Sie sie in eine leere Tabelle. Die Dropdowns, die tabsübergreifende Kundenliste und die Dashboard-Formeln übernehmen sich Stand September 2026 alle korrekt.

Ist sie wirklich kostenlos? Wo ist der Haken?

Die Datei ist kostenlos und frei zugänglich: keine E-Mail-Adresse, kein Konto, kein Wasserzeichen. Wir veröffentlichen sie, weil gut strukturierte Tabellen sich sauber importieren lassen, und manche Personen, die der Vorlage entwachsen, werden zu Ifa-Kundinnen und -Kunden. Das ist das ganze Modell.

Wie viele Kunden kann eine Tabelle verwalten?

Technisch viele Tausend Zeilen. Praktisch kommt die Grenze früher und aus sozialen Gründen: die zweite tägliche Bearbeiterin, die erste Doppelbuchung, das erste Nichterscheinen, dem niemand nachgegangen ist. Die meisten Inhaberinnen und Inhaber spüren die Grenze irgendwo zwischen zweihundert Kunden und einer arbeitsreichen Saison.

Wie bekomme ich diese Daten später in ein CRM?

Behalten Sie die Struktur bei, dann kann jedes brauchbare Werkzeug sie lesen. Bei Ifa konkret laden Sie die Datei hoch, der Import schlägt Datensätze und Felder aus Ihren Spalten vor, markiert Duplikate und ungewöhnliche Daten in einer Vorschau, und schreibt nichts, bevor Sie zustimmen. Die Import-Anleitung erklärt jede Prüfung.

Zuletzt aktualisiert am 2. September 2026.