Modello CRM Excel gratis (funziona anche in Google Sheets)

La maggior parte delle attivita guidate dal proprietario passa il primo anno su un foglio di calcolo, ed e una scelta ragionevole. Il problema e che un foglio vuoto non ha un’opinione: le colonne si moltiplicano, gli stati vivono nella testa di qualcuno e sei mesi dopo nessuno sa piu dire quanti clienti si sono allontanati. Questa pagina offre un modello CRM Excel gratuito che ha gia un’opinione. Tiene clienti, appuntamenti e promemoria su fogli separati, usa stati a tendina cosi le colonne restano contabili e alimenta un foglio di riepilogo che si aggiorna da solo. Si apre in Excel e LibreOffice, si importa senza problemi in Google Sheets e non c’e nessun modulo con l’email: il link qui sotto e il file stesso.

Scarica il modello (.xlsx)

Le schede e le etichette del modello sono in inglese; puoi rinominarle liberamente dopo averlo scaricato.

Lo abbiamo costruito in Ifa perche la nostra pipeline di importazione legge migliaia di fogli di calcolo di proprietari, e la stessa manciata di errori di impostazione causa quasi ogni migrazione dolorosa. Il modello evita questi errori fin dal primo giorno, quindi che in seguito tu passi a Ifa, a un altro CRM o a nessun sistema, i tuoi dati restano utilizzabili.

1. Scarica il file e aprilo come preferisci

Il modello e un unico file .xlsx con cinque fogli: Inizia qui, Clienti, Appuntamenti, Promemoria e Dashboard.

• Excel o LibreOffice: apri il file direttamente. Tutto funziona come consegnato.
• Google Sheets: carica il file su Drive e aprilo con Sheets, oppure usa File, poi Importa, dentro un foglio vuoto. A settembre 2026, Sheets converte i menu a tendina e le formule senza modifiche.

Le righe in grigio corsivo sono esempi. Tienile finche non hai capito come si collegano i fogli, poi eliminale: la Dashboard ricalcola da sola.

2. Inserisci ogni cliente nel foglio Clienti, una sola volta

Il foglio Clienti ha otto colonne: Nome, Telefono, Email, Stato, Prima visita, Ultima visita, Servizio preferito e Note. Due di loro fanno la maggior parte del lavoro.

Stato e un menu a tendina con tre valori: Lead, Attivo e Inattivo. Resisti alla tentazione di aggiungerne altri. Un lead e qualcuno che ha chiesto informazioni ma non ha mai comprato. Attivo significa che e passato di recente, qualunque cosa significhi “recente” per il tuo settore (sei settimane per un salone, un anno per uno spazzacamino). Inattivo significa che veniva e ha smesso. Poiche i valori arrivano da un elenco invece che dalla digitazione libera, la Dashboard puo contarli; nel momento in cui qualcuno scrive “attvo” oppure “abituale!!” in una colonna di testo libero, contare diventa impossibile.

Una riga per cliente e la regola che ti salva in seguito. Quando Amelia prenota un secondo appuntamento, quello va nel foglio Appuntamenti, non in una seconda riga di Amelia. Le righe cliente duplicate sono il difetto piu comune che vediamo nei fogli importati, ed e faticoso districarle a mano.

La colonna Note serve per il contesto che una colonna non puo contenere: allergie, il nome del cane, “arriva sempre con dieci minuti di ritardo”. Se ti accorgi di scrivere lo stesso tipo di nota piu volte, promuovila a colonna a se stante.

3. Registra gli appuntamenti cosi i totali hanno un senso

Ogni visita e una riga nel foglio Appuntamenti: Data, Ora, Cliente, Servizio, Prezzo e Stato, piu Note. La colonna Cliente e un menu a tendina alimentato dal foglio Clienti, il che mantiene identica l’ortografia tra i fogli; ortografie identiche sono cio che permette a una futura importazione (o a una formula di ricerca) di collegare una visita a una persona.

Stato ha quattro valori, e la Dashboard li legge tutti:

• Prenotato conta nel lavoro in arrivo.
• Fatto alimenta il totale dei ricavi.
• Annullato esce da ogni conteggio.
• Assente ha un contatore tutto suo, perche un’assenza non e un annullamento: e un cliente che dovresti contattare.

Scrivi i prezzi come numeri semplici nella tua valuta. Il foglio non li converte ne li formatta mai, quindi la cifra dei ricavi e esattamente la somma di quanto hai digitato.

4. Gestisci la settimana dal foglio Promemoria

Il foglio Promemoria e volutamente piccolo: Cliente, Scadenza, Motivo, Fatto (Si o No) e Note. Esiste perche “dovrei richiamare Priya” e esattamente il tipo di pensiero che un titolare impegnato perde entro giovedi.

L’abitudine che lo fa funzionare: ogni volta che un appuntamento termina con una questione in sospeso (un’assenza, una domanda sul prezzo, un “richiamami in primavera”), aggiungi una riga di promemoria prima di chiudere il portatile. Una volta a settimana, filtra la colonna Fatto su No e lavora sull’elenco. La Dashboard mostra il numero degli aperti cosi puoi vedere l’arretrato senza aprire il foglio.

5. Leggi la Dashboard, poi fidati

Il foglio Dashboard calcola sette numeri con semplici formule CONTA.SE e SOMMA.SE: clienti attivi, lead in attesa di risposta, appuntamenti prenotati e completati, ricavi dagli appuntamenti completati, appuntamenti mancati da recuperare e promemoria aperti. Non c’e nulla da configurare; i numeri cambiano quando cambiano gli altri fogli.

Due di questi meritano uno sguardo settimanale. Lead da richiamare sono soldi che aspettano nella tua casella di posta: queste persone hanno gia chiesto. Appuntamenti mancati da recuperare e il marketing piu economico che tu possa fare, perche riprenotare un’assenza costa un solo messaggio.

6. Adatta il modello senza romperlo

Rinomina tutto quello che vuoi: fogli, colonne, stati. Un toelettatore per cani potrebbe trasformare Servizio preferito in Razza, una squadra di climatizzazione potrebbe rinominare Appuntamenti in Lavori e aggiungere una colonna Indirizzo. Tre modifiche sono sicure per progettazione, due non lo sono.

Sicuro: aggiungere colonne a destra di quelle esistenti, rinominare le intestazioni delle colonne e cambiare i valori del menu a tendina (modifica l’elenco di convalida dati cosi le formule della Dashboard e i menu a tendina restano allineati).

Non sicuro: unire le celle (rompono l’ordinamento, i filtri e ogni strumento di importazione che abbiamo mai testato), e mettere due fatti in una sola cella (“Balayage piu taglio, pagato in contanti, riprenota a marzo”). Un fatto per cella e tutto il trucco di un database, anche di uno che vive in un foglio di calcolo.

7. Cinque minuti di rifinitura che ripagano ogni settimana

Il modello viene consegnato volutamente semplice, ma alcune funzioni native del foglio di calcolo lo rendono decisamente piu piacevole da usare. Tutte funzionano in Excel, LibreOffice e Google Sheets a settembre 2026.

Ordina Appuntamenti per data, dal piu recente. Seleziona le righe di dati e ordina per la colonna Data in ordine decrescente, cosi oggi e sempre in cima. Rifallo dopo una raffica di inserimenti, oppure usa una vista filtro in Google Sheets che mantiene l’ordinamento applicato senza cambiare il foglio per nessun altro.

Colora i promemoria scaduti. Aggiungi una regola di formattazione condizionale nel foglio Promemoria: se Fatto e “No” e la Scadenza e prima di oggi, colora la riga di rosso. La revisione settimanale diventa un colpo d’occhio.

Mantieni una vista dei clienti inattivi. Filtra il foglio Clienti dove Stato e uguale a Inattivo, ordinato per Ultima visita. Quell’elenco, lavorato dall’alto in basso con un messaggio amichevole per ciascuno, e l’ora piu redditizia di una settimana tranquilla.

Proteggi la riga di intestazione. In Google Sheets, usa Dati, poi Proteggi fogli e intervalli, sulla riga 1 di ogni foglio. Un’intestazione rinominata o eliminata e il modo piu veloce per rompere silenziosamente la Dashboard.

Decidi dove vive il file. Una copia, un posto, un nome. Se e un file Excel, tienilo in una cartella con backup automatico; se e un foglio Google, la cronologia versioni in File, poi Cronologia versioni, e il tuo tasto annulla per intere giornate storte. Lo schema di denominazione “v2 FINALE (copia)” e il modo in cui si perdono gli elenchi clienti.

Cosa va storto e come evitarlo

Questi sono i difetti piu frequenti che incontriamo leggendo i fogli di calcolo dei proprietari durante l’importazione, in ordine approssimativo di dolore:

• Clienti duplicati. Due righe per la stessa persona, con ortografia leggermente diversa. Prevenzione: la regola di una riga per cliente piu il menu a tendina Cliente nel foglio Appuntamenti.
• Date memorizzate come testo. “Il 3 di maggio” non ordina niente e non calcola niente. Digita le date come il tuo formato locale si aspetta e lascia che sia la cella a formattarle; se una data si allinea improvvisamente a sinistra, il foglio la sta trattando come testo.
• La colonna Note diventa il vero database. Quando prezzi, date delle visite e numeri di telefono si nascondono dentro un testo discorsivo, nessuna formula e nessuna importazione riesce a vederli. Promuovi a colonna i fatti che si ripetono.
• Piu persone che modificano insieme. I file Excel su un drive condiviso si sovrascrivono a vicenda in silenzio. Se due o piu persone aggiornano i record ogni giorno, sposta il file su Google Sheets per una vera modifica simultanea, e considera questo il primo segnale che stai superando i limiti dei fogli di calcolo.
• Eliminare invece di rendere inattivo. Rimuovere un cliente tranquillo distrugge la cronologia che ti servirebbe per riconquistarlo. Imposta Stato su Inattivo e tieni la riga.

Quando il foglio di calcolo smette di bastare

Un foglio ben tenuto come questo porta un operatore singolo sorprendentemente lontano. Il limite si manifesta come sintomi: scorri per trovare qualcosa, il file ha un cugino “v2 FINALE”, le prenotazioni si scontrano perche il foglio non puo verificare la disponibilita, e i promemoria dipendono dalla tua memoria.

Quel momento e cio per cui esiste Ifa. Descrivi l’attivita con parole semplici, Ifa propone i record, le viste e il flusso di lavoro, e tu esamini il piano prima che qualcosa venga creato. La sua importazione legge esattamente questo modello (e fogli piu disordinati: CSV, XLSX e affini) attraverso un’anteprima con controlli su duplicati, date e valori vuoti, e nulla viene pubblicato finche non approvi. Lo stesso spazio di lavoro aggiunge poi cio che un foglio di calcolo non puo: prenotazioni con verifica dei conflitti, una pagina di prenotazione che Ifa crea per i tuoi clienti, flussi di promemoria che definisci tu e un record cliente dietro ogni appuntamento. Siamo onesti sul compromesso: Ifa e pre lancio con una lista d’attesa, non esiste un piano gratuito, e fatturazione e pagamenti sono previsti ma non ancora disponibili, quindi per ora tieni il tuo strumento di fatturazione. La pagina dal foglio allo spazio di lavoro mostra tutto il percorso, modello incluso.

Domande frequenti

Excel e davvero abbastanza buono come CRM?

Per una sola persona con meno di qualche centinaio di clienti, si, a patto che il foglio abbia struttura: fogli separati per clienti e visite, stati a tendina, una riga per cliente. Questa struttura e esattamente cio che questo modello offre. Cio che Excel non ti da mai e la verifica della disponibilita, la cronologia automatica per cliente e la modifica simultanea sicura.

Il modello funziona in Google Sheets?

Si. Carica il file .xlsx su Drive e aprilo con Google Sheets, oppure importalo in un foglio vuoto. I menu a tendina, l’elenco clienti tra i fogli e le formule della Dashboard si convertono tutti correttamente a settembre 2026.

E davvero gratuito? Qual e il trucco?

Il file e gratuito e senza barriere: nessun indirizzo email, nessun account, nessuna filigrana. Lo pubblichiamo perche i fogli ben strutturati si importano senza problemi, e alcune delle persone che superano i limiti del modello diventano clienti Ifa. Questo e tutto il modello.

Quanti clienti puo gestire un foglio di calcolo?

Tecnicamente molte migliaia di righe. In pratica, il limite arriva prima ed e sociale: il secondo editor quotidiano, la prima doppia prenotazione, la prima assenza che nessuno ha richiamato. La maggior parte dei proprietari sente il limite tra duecento clienti e una stagione impegnativa.

Come sposto questi dati in un CRM in seguito?

Mantieni la struttura e quasi ogni strumento decente sa leggerla. In Ifa nello specifico, carichi il file, l’importazione propone record e campi dalle tue colonne, segnala duplicati e date insolite in un’anteprima e non scrive nulla finche non approvi. La guida all’importazione spiega ogni controllo.

Ultimo aggiornamento: 2 settembre 2026.