Modèle CRM Excel gratuit (aussi sous Google Sheets)

La plupart des entreprises dirigées par leur propriétaire passent leur première année sur un tableur, et c’est un choix raisonnable. Le problème, c’est qu’une feuille vierge n’a pas d’avis : les colonnes se multiplient, les statuts vivent dans la tête de quelqu’un, et six mois plus tard, personne ne peut dire combien de clients ont disparu. Cette page vous propose un modèle CRM Excel gratuit qui, lui, a un avis. Il range les clients, les rendez-vous et les relances sur des onglets séparés, utilise des statuts en liste déroulante pour que les colonnes restent comptables, et alimente un onglet de totaux qui se met à jour tout seul. Il s’ouvre dans Excel et LibreOffice, s’importe proprement dans Google Sheets, et il n’y a aucune barrière par e-mail : le lien ci-dessous est le fichier lui-même.

Télécharger le modèle (.xlsx)

Les onglets et les libellés du modèle sont en anglais ; vous pouvez les renommer sans risque après le téléchargement.

Nous l’avons conçu chez Ifa parce que notre pipeline d’import lit des milliers de tableurs de dirigeants, et ce sont presque toujours les mêmes erreurs de mise en page qui rendent une migration pénible. Le modèle évite ces erreurs dès le départ, si bien que vous passiez plus tard à Ifa, à un autre CRM, ou nulle part du tout, vos données restent exploitables.

1. Téléchargez le fichier et ouvrez-le à votre façon

Le modèle est un unique fichier .xlsx avec cinq onglets : Commencer ici, Clients, Rendez-vous, Relances et Tableau de bord.

• Excel ou LibreOffice : ouvrez le fichier directement. Tout fonctionne tel quel.
• Google Sheets : importez le fichier dans Drive et ouvrez-le avec Sheets, ou utilisez Fichier, puis Importer dans une feuille de calcul vide. En septembre 2026, Sheets convertit les listes déroulantes et les formules sans rien changer.

Les lignes en italique grisé sont des exemples. Gardez-les le temps de comprendre comment les onglets se relient entre eux, puis supprimez-les ; le Tableau de bord se recalcule tout seul.

2. Placez chaque client sur l’onglet Clients, une seule fois

L’onglet Clients comporte huit colonnes : Nom, Téléphone, E-mail, Statut, Première visite, Dernière visite, Prestation préférée et Notes. Deux d’entre elles font l’essentiel du travail.

Statut est une liste déroulante à trois valeurs : Prospect, Actif et Inactif. Résistez à l’envie d’en ajouter d’autres. Un prospect est quelqu’un qui a demandé mais n’a jamais acheté. Actif signifie que la personne est venue récemment, quel que soit le sens de « récemment » pour votre métier (six semaines pour un salon, un an pour un ramoneur). Inactif signifie qu’elle venait avant et qu’elle a arrêté. Comme les valeurs viennent d’une liste plutôt que d’une saisie libre, le Tableau de bord peut les compter ; dès qu’une personne tape « atif » ou « régulier !! » dans une colonne en texte libre, le comptage s’arrête là.

Une ligne par client est la règle qui vous sauve plus tard. Quand Amélie prend un deuxième rendez-vous, cela va sur l’onglet Rendez-vous, pas sur une deuxième ligne Amélie. Les lignes clients en double sont le défaut le plus courant que nous voyons dans les tableurs importés, et elles sont pénibles à démêler à la main.

La colonne Notes sert au contexte qu’une colonne ne peut pas contenir : allergies, le nom du chien, « arrive toujours avec dix minutes de retard ». Si vous vous surprenez à écrire le même type de note encore et encore, transformez-la plutôt en colonne à part entière.

3. Enregistrez les rendez-vous pour que les totaux aient un sens

Chaque visite est une ligne sur l’onglet Rendez-vous : Date, Heure, Client, Prestation, Prix et Statut, plus Notes. La colonne Client est une liste déroulante alimentée par l’onglet Clients, ce qui garde une orthographe identique d’un onglet à l’autre ; c’est cette orthographe identique qui permet à un futur import (ou à une formule de recherche) de relier une visite à une personne.

Le statut a quatre valeurs, et le Tableau de bord les lit toutes :

• Réservé compte dans le travail à venir.
• Terminé alimente le total du chiffre d’affaires.
• Annulé sort de tous les comptages.
• Absence a son propre compteur, parce qu’une absence n’est pas une annulation : c’est un client que vous devriez recontacter.

Saisissez les prix en simples nombres, dans votre propre devise. Le tableur ne les convertit ni ne les met en forme, donc le chiffre d’affaires est exactement la somme de ce que vous avez tapé.

4. Pilotez votre semaine depuis l’onglet Relances

L’onglet Relances est volontairement réduit : Client, Date d’échéance, Motif, Fait (Oui ou Non) et Notes. Il existe parce que « je devrais rappeler Julie » est exactement le genre de pensée qu’un dirigeant occupé oublie d’ici jeudi.

L’habitude qui fait fonctionner tout cela : chaque fois qu’un rendez-vous se termine avec un point en suspens (une absence, une question de prix, un « rappelez-moi au printemps »), ajoutez une ligne de relance avant de fermer l’ordinateur. Une fois par semaine, filtrez la colonne Fait sur Non et traitez la liste. Le Tableau de bord affiche le nombre de relances ouvertes, pour voir l’arriéré sans ouvrir l’onglet.

5. Lisez le Tableau de bord, puis faites-lui confiance

L’onglet Tableau de bord calcule sept chiffres avec de simples formules NB.SI et SOMME.SI : clients actifs, prospects en attente de réponse, rendez-vous réservés et terminés, chiffre d’affaires des rendez-vous terminés, rendez-vous manqués à rattraper, et relances ouvertes. Il n’y a rien à configurer ; les chiffres changent à mesure que les autres onglets changent.

Deux d’entre eux méritent un coup d’œil chaque semaine. Prospects à recontacter est de l’argent qui dort dans votre boîte de réception : ces personnes ont déjà demandé. Rendez-vous manqués à rattraper est la publicité la moins chère que vous ferez jamais, car reprogrammer une absence ne coûte qu’un message.

6. Adaptez le modèle sans le casser

Renommez tout ce que vous voulez : onglets, colonnes, statuts. Un toiletteur pourrait transformer Prestation préférée en Race, une équipe de chauffagistes pourrait renommer Rendez-vous en Interventions et ajouter une colonne Adresse. Trois changements sont sûrs par construction, deux ne le sont pas.

Sûr : ajouter des colonnes à droite de celles qui existent, renommer les en-têtes de colonnes, et modifier les valeurs des listes déroulantes (modifiez la liste de validation des données pour que les formules du Tableau de bord et les listes déroulantes restent alignées).

Pas sûr : fusionner des cellules (cela casse le tri, le filtrage et tous les outils d’import que nous avons testés), et mettre deux informations dans une seule cellule (« Balayage plus coupe, payé en liquide, reprendre rendez-vous en mars »). Une information par cellule, c’est tout le principe d’une base de données, même quand elle vit dans un tableur.

7. Cinq minutes de finitions qui rapportent chaque semaine

Le modèle est volontairement sobre à la livraison, mais quelques fonctions natives du tableur le rendent nettement plus agréable à utiliser au quotidien. Toutes fonctionnent dans Excel, LibreOffice et Google Sheets en septembre 2026.

Triez les Rendez-vous par date, du plus récent au plus ancien. Sélectionnez les lignes de données et triez sur la colonne Date en ordre décroissant, pour qu’aujourd’hui soit toujours en haut. Refaites-le après une série de saisies, ou utilisez une vue filtrée dans Google Sheets qui garde le tri appliqué pour vous, sans changer la feuille pour les autres.

Colorez les relances en retard. Ajoutez une règle de mise en forme conditionnelle sur l’onglet Relances : si Fait vaut « Non » et que la Date d’échéance est antérieure à aujourd’hui, remplissez la ligne en rouge. La revue hebdomadaire devient un coup d’œil.

Gardez une vue des clients inactifs. Filtrez l’onglet Clients sur Statut égal à Inactif, trié par Dernière visite. Cette liste, travaillée du haut vers le bas avec un message amical pour chacun, est l’heure la plus rentable d’une semaine calme.

Protégez la ligne d’en-tête. Dans Google Sheets, utilisez Données, puis Protéger les feuilles et les plages, sur la ligne 1 de chaque onglet. Un en-tête renommé ou supprimé est le moyen le plus rapide de casser le Tableau de bord sans s’en rendre compte.

Décidez où vit le fichier. Une copie, un emplacement, un nom. S’il s’agit d’un fichier Excel, gardez-le dans un dossier sauvegardé automatiquement ; s’il s’agit d’une feuille Google, l’historique des versions, via Fichier, puis Historique des versions, est votre bouton d’annulation pour toute une mauvaise journée. Le schéma de nommage « v2 FINAL (copie) » est exactement comment on perd des listes de clients.

Ce qui tourne mal, et comment l’éviter

Voici les schémas d’échec que nous rencontrons le plus souvent en lisant les tableurs de dirigeants lors d’un import, à peu près par ordre de douleur :

• Clients en double. Deux lignes pour la même personne, avec une orthographe légèrement différente. Prévention : la règle d’une ligne par client, plus la liste déroulante Client sur l’onglet Rendez-vous.
• Dates stockées en texte. « Le 3 mai » ne se trie nulle part et ne se calcule pas. Tapez les dates comme votre région les attend et laissez la cellule les mettre en forme ; si une date s’aligne soudain à gauche, la feuille la traite comme du texte.
• La colonne Notes devient la vraie base de données. Quand les prix, les dates de visite et les numéros de téléphone se cachent dans un texte en prose, aucune formule et aucun import ne peuvent les voir. Transformez les informations répétées en colonnes.
• Plusieurs personnes qui modifient en même temps. Les fichiers Excel sur un lecteur partagé s’écrasent l’un l’autre sans bruit. Si deux personnes ou plus mettent à jour des fiches chaque jour, passez le fichier sur Google Sheets pour une vraie édition simultanée, et voyez-y le premier signe que vous dépassez ce qu’un tableur peut faire.
• Supprimer au lieu de rendre inactif. Retirer un client silencieux détruit l’historique dont vous auriez besoin pour le reconquérir. Passez le Statut à Inactif et gardez la ligne.

Quand le tableur ne suffit plus

Une feuille bien tenue comme celle-ci porte une personne seule étonnamment loin. Le plafond se manifeste par des symptômes : vous faites défiler l’écran pour tout retrouver, le fichier a un cousin « v2 FINAL », les réservations se chevauchent parce que la feuille ne peut pas vérifier les disponibilités, et les relances dépendent de votre mémoire.

C’est précisément pour ce moment qu’Ifa existe. Vous décrivez votre entreprise avec vos propres mots, Ifa propose les fiches, les vues et le flux de travail, et vous relisez le plan avant que quoi que ce soit n’existe. Son import lit exactement ce modèle (et des feuilles plus désordonnées : CSV, XLSX et compagnie) via un aperçu avec des vérifications de doublons, de dates et de valeurs vides, et rien n’est publié tant que vous ne l’avez pas approuvé. Le même espace de travail ajoute ensuite ce qu’un tableur ne peut pas faire : des réservations avec vérification des conflits, une page de réservation qu’Ifa crée pour vos clients, des flux de relance que vous définissez, et une fiche client derrière chaque rendez-vous. Nous sommes honnêtes sur ce que cela coûte : Ifa est en avant-lancement avec une liste d’attente, il n’y a pas d’offre gratuite, et la facturation et les paiements sont prévus plutôt que déjà livrés, donc gardez votre outil de facturation pour l’instant. La page du tableur à l’espace de travail montre tout le parcours, modèle compris.

Questions fréquentes

Excel suffit-il vraiment comme CRM ?

Pour une seule personne avec moins de quelques centaines de clients, oui, à condition que la feuille ait une structure : des onglets séparés pour les clients et les visites, des statuts en liste déroulante, une ligne par client. C’est exactement la structure que livre ce modèle. Ce qu’Excel ne donne jamais, c’est la vérification des disponibilités, un historique automatique par client, et une édition simultanée sans risque.

Le modèle fonctionne-t-il dans Google Sheets ?

Oui. Importez le .xlsx dans Drive et ouvrez-le avec Google Sheets, ou importez-le dans une feuille de calcul vide. Les listes déroulantes, la liste de clients partagée entre onglets et les formules du Tableau de bord se convertissent toutes, en septembre 2026.

Est-ce vraiment gratuit ? Quelle est la contrepartie ?

Le fichier est gratuit et sans barrière : pas d’adresse e-mail, pas de compte, pas de filigrane. Nous le publions parce qu’un tableur bien structuré s’importe proprement, et parce que certaines personnes qui dépassent le modèle deviennent clientes d’Ifa. C’est tout le modèle économique.

Combien de clients un tableur peut-il gérer ?

Techniquement, plusieurs milliers de lignes. En pratique, la limite arrive plus tôt, et elle est sociale : le deuxième éditeur quotidien, la première réservation en double, la première absence que personne n’a recontactée. La plupart des dirigeants sentent le plafond quelque part entre deux cents clients et une saison chargée.

Comment faire passer ces données dans un CRM plus tard ?

Gardez la structure et n’importe quel outil correct pourra la lire. Avec Ifa en particulier, vous téléversez le fichier, l’import propose des fiches et des champs à partir de vos colonnes, signale les doublons et les dates étranges dans un aperçu, et n’écrit rien tant que vous n’avez pas approuvé. Le guide d’import explique chaque vérification.

Dernière mise à jour : 2 septembre 2026.