Tabelle in ein CRM importieren: Schritt-für-Schritt

Wenn Ihre Kunden in einem Google Sheet oder einer Excel-Arbeitsmappe leben, ist die Datei bereits Ihr CRM. Sie in ein richtiges System zu bringen, hängt weniger von der Software ab als von der Datei. Fast jeder gescheiterte Import, den wir gesehen haben, war entschieden, bevor die Schaltfläche zum Hochladen gedrückt wurde: zwei Datensätze in einer Zeile, Daten in drei Formaten, eine Formel, wo ein Wert stehen sollte. Diese Anleitung geht die Bereinigung der Reihe nach durch, mit Menüpfaden, wie sie im September 2026 gelten. Ifas Import ist das durchgerechnete Beispiel; wir sagen, wo es sich von keinem anderen Werkzeug unterscheidet.

Schritt 1: Ein Datensatztyp pro Tab

Ein CRM speichert jeden Datensatztyp in seiner eigenen Tabelle: Kunden in einer, Termine oder Aufträge in einer anderen. Eine Tabellenzeile, die lautet “Maria Lopez, 555-0132, Bremsenservice 14. März, Ölwechsel 2. Juni” ist eine Kundin und zwei Aufträge.

Entscheiden Sie, welche Datensatztypen Sie tatsächlich haben, und geben Sie jedem einen eigenen Tab. Setzen Sie eine Verknüpfungsspalte auf dem untergeordneten Tab (E-Mail der Kundin oder eine von Ihnen vergebene Kundennummer), damit jeder Termin weiß, wem er gehört.

Tun Sie das alles in einer Kopie der Datei, nie im Original. Schritt 14 hängt davon ab, dass das Original unangetastet bleibt.

Schritt 2: Kopfzeilen, die Felder benennen

Zeile 1 jedes Tabs sollte pro Spalte eine kurze Überschrift enthalten und sonst nichts. Löschen Sie Titelzeilen, verbundene Banner-Zellen, Logos und die Leerzeile, die viele unter dem Titel lassen. Die Kopfzeilennamen werden später zu Ihrer Spaltenzuordnung, formulieren Sie sie also so, dass sie sagen, was die Spalte enthält: “Email” statt “Kontakt”, “Letzter Besuch” statt “Datum”.

Zwei Prüfungen, die eine Minute dauern: keine zwei gleichen Kopfzeilen, und keine leere Kopfzeile über einer Spalte mit Werten, denn diese Spalte ist für die meisten Importwerkzeuge unsichtbar.

Schritt 3: Eine Zeile pro Datensatz

Jede Zeile sollte genau eine Kundin auf dem Customers-Tab sein oder genau ein Termin auf dem Appointments-Tab. Die üblichen Verstöße:

• Zwei Personen in einer Zeile: “Tom und Sue Baker”. Trennen Sie sie, oder machen Sie den Haushalt zum Datensatz.
• Eine Historie in einer Zelle: “3. Jan. Farbe, 14. Feb. Schnitt, 20. März Farbe”. Das sind drei Termine; geben Sie ihnen drei Zeilen auf dem Appointments-Tab.
• Zwischensummen am Ende eines Tabs. Löschen Sie sie; das CRM berechnet seine eigenen.
• Abschnittsüberschriften innerhalb der Daten (“Stammkunden”, “Laufkundschaft”). Machen Sie daraus eine Spalte “Segment” und entfernen Sie die Leerzeilen dazwischen.

Schritt 4: Name- und Adressspalten dort trennen, wo das Ziel es braucht

Die meisten CRMs speichern Vor- und Nachname getrennt, und viele speichern eine Adresse als Straße, Ort, Region und Postleitzahl. Wenn Ihre Tabelle eine einzige “Name”-Spalte hat, trennen Sie sie vor dem Import, statt zu hoffen, dass das Werkzeug errät, wo der Nachname beginnt.

In Google Sheets: Spalte auswählen, dann Daten > Text in Spalten aufteilen, Trennzeichen Leerzeichen. In Excel: Daten > Text in Spalten, Getrennt, Leerzeichen. Suchen Sie danach nach Namen, die das Muster durchbrechen, wie “Maria Anna Fischer” oder “van der Berg”, und korrigieren Sie diese von Hand.

Trennen Sie Adressen nur, wenn das Ziel eigene Felder dafür hat; prüfen Sie das zuerst (Schritt 11).

Schritt 5: Ein Datumsformat, und zwar ISO

“03.04.2025” bedeutet in Deutschland den 3. April, in den USA den 4. März. Eine Spalte mit “3.4.25”, “4. März”, “4-Mär” und “2025-03-04” wird vier verschiedene Male unterschiedlich gelesen.

Das sichere Format ist ISO 8601: JJJJ-MM-TT, also 2025-03-04. In Sheets wählen Sie die Spalte und nutzen Format > Zahl > Benutzerdefiniertes Datum und Uhrzeit; in Excel Zellen formatieren > Benutzerdefiniert mit yyyy-mm-dd.

Bestätigen Sie dann, dass die Zellen echte Daten sind und kein Text, der wie ein Datum aussieht. Echte Daten richten sich standardmäßig rechts aus; Text richtet sich links aus. =ISDATE(A2) in Sheets oder =ISNUMBER(A2) in Excel, nach unten gezogen, entlarvt die Textwerte.

Schritt 6: Telefon- und E-Mail-Formate

Excel entfernt führende Nullen von allem, was es für eine Zahl hält, und internationale Nummern verlieren ihr Pluszeichen. Formatieren Sie die Telefonspalte als Text, bevor Sie etwas hineinkopieren (Zellen formatieren > Text in Excel; Format > Zahl > Reiner Text in Sheets). Wählen Sie dann eine Form: die lokale (555) 013-2200 oder die internationale +1 555 013 2200.

E-Mails sollten klein geschrieben sein, eine pro Zelle, ohne nachgestellte Leerzeichen. Daten > Datenbereinigung > Leerzeichen entfernen in Sheets behebt die Leerzeichen; in Excel erledigt das eine Hilfsspalte mit =TRIM(LOWER(B2)).

Feld	Wird sauber gelesen	Meist abgelehnt oder falsch gelesen
Datum	2025-03-04	3.4.25, 4. März, nächsten Di
Telefon	+1 555 013 2200 in einer Textzelle	5550132200 als Zahl gespeichert, zwei Nummern in einer Zelle
E-Mail	maria@beispiel.de	Maria@Beispiel.de mit nachgestelltem Leerzeichen, zwei Adressen in einer Zelle
Betrag	45,00	45 €, 45 EUR, 45.00 im deutschen Format
Ja/Nein	ja / nein, einheitlicher Stil	J, ja, x, ✓ gemischt in einer Spalte

Schritt 7: Formeln entfernen, nur Werte

Eine CSV kann keine Formel speichern, und ein XLSX-Importwerkzeug liest meist das zwischengespeicherte Ergebnis, das veraltet oder ein Fehler wie #BEZUG! sein kann. Wandeln Sie jede Formelspalte in Werte um: Tab auswählen, kopieren, dann Bearbeiten > Inhalte einfügen > Nur Werte in Sheets (Strg+Umschalt+V) oder Start > Einfügen > Werte in Excel.

Fragen Sie sich vorher, wofür jede Formel gedacht war. Eine Spalte “Tage seit letztem Besuch” leitet sich aus “Letzter Besuch” ab und sollte gar nicht erst importiert werden; das CRM berechnet sie live.

Schritt 8: Verbundene Zellen und Notizspalten

Verbundene Zellen sind der Weg, wie eine Überschrift “Familie Baker” sich über vier Zeilen erstreckt. Für ein Importwerkzeug ist eine verbundene Zellgruppe ein Wert in der oberen linken Zelle und leere Zellen darunter, sodass die Zeilen 2 bis 4 ihren Familiennamen verlieren. Heben Sie alles auf (Format > Zellen verbinden > Aufheben in Sheets; Start > Verbinden und zentrieren in Excel), und füllen Sie dann den Wert in jede Zeile hinunter.

Notizspalten sind eine Ermessensfrage. Eine Freitextzelle mit “allergisch gegen Ammoniak, bevorzugt donnerstags, schuldet 20 €, neue Nummer” enthält vier verschiedene Fakten. Importieren Sie die Spalte entweder als ein einziges Notizfeld und akzeptieren Sie, dass sie Fließtext bleibt, oder verschieben Sie die Fakten, nach denen Sie tatsächlich filtern (“Allergien”, “Bevorzugter Tag”), in eigene Spalten und lassen Sie den Rest.

Schritt 9: Duplikate vor dem Import finden

Duplikate in einem CRM werden zu zwei Historien für eine Person, und später schreibt jemand der falschen eine SMS.

Die schnellste Prüfung ist eine COUNTIF-Spalte. Tragen Sie neben Ihrer Email-Spalte =COUNTIF(B:B, B2) ein und ziehen Sie nach unten; alles über 1 ist eine doppelte E-Mail. Machen Sie dasselbe für Telefon. Google dokumentiert COUNTIF auf support.google.com und Microsoft auf support.microsoft.com. Eine Pivot-Tabelle über Email mit einer Anzahl liefert dieselbe Liste.

Beide Werkzeuge haben auch ein Ein-Klick-“Duplikate entfernen” (Daten > Datenbereinigung > Duplikate entfernen in Sheets; Daten > Duplikate entfernen in Excel). Es behält die erste passende Zeile und verwirft den Rest, unterscheiden sich also zwei Zeilen derselben Person in den Notizen, sind die Notizen der zweiten weg. Führen Sie diese von Hand zusammen. Beinahe-Duplikate (“M. Lopez” und “Maria Lopez”) stimmen beim Namen nicht überein; gleichen Sie stattdessen über Telefon oder E-Mail ab, weshalb die Schritte 5 und 6 zuerst kommen.

Schritt 10: Als CSV exportieren oder XLSX behalten

Prüfen Sie, was das Ziel akzeptiert. Die ehrliche Zusammenfassung über die von uns betrachteten Werkzeuge: fast jedes CRM akzeptiert eine CSV mit Kontakten, deutlich weniger akzeptieren verknüpfte Datensätze wie Termine, Aufträge, Fahrzeuge oder Tiere überhaupt.

Was Sie importieren	Die meisten CRMs, Stand September 2026	Ifa
Kontakte oder Kunden, eine CSV	Ja	Ja
Ein zweiter Tab mit Terminen oder Aufträgen, verknüpft mit Kunden	Manchmal; oft nur Kontakte	Ja, als verknüpfte Datensätze
Eine XLSX mit mehreren Tabs auf einmal	Selten; jeden Tab exportieren	Ja (XLSX, XLS, unschädlich gemachtes XLSM)
JSON oder JSONL aus dem Export eines anderen Werkzeugs	Selten	Ja
Zellenkommentare, Formatierung, Formeln	Nein	Nein

Bei CSV: In Google Sheets exportiert Datei > Herunterladen > Kommagetrennte Werte (.csv) nur den gerade sichtbaren Tab, wiederholen Sie das also pro Tab. In Excel wählen Sie Datei > Speichern unter, “CSV UTF-8 (durch Trennzeichen getrennt)”, auch hier einmal pro Tab. Wählen Sie UTF-8, damit Namen mit Umlauten und Akzenten erhalten bleiben.

Schritt 11: Spalten abbilden

Jedes Importwerkzeug hat einen Zuordnungsschritt: Ihre Kopfzeile links, das Zielfeld rechts. Hier zahlt sich Schritt 2 aus. Achten Sie auf vier Dinge.

• Eine Spalte ohne passendes Feld. Legen Sie das Feld zuerst an, oder verwerfen Sie die Spalte; stopfen Sie sie nicht in Notizen.
• Ein Pflichtfeld (meist Name), wenn manche Zeilen leer sind. Diese Zeilen werden abgelehnt oder übersprungen, je nach Werkzeug.
• Typkonflikte: eine Textspalte in ein Datumsfeld abgebildet, oder “ja/nein” in eine Zahl.
• Die Verknüpfungsspalte auf untergeordneten Tabs: “Kunden-E-Mail” muss auf den Kundendatensatz abgebildet werden, nicht auf ein reines Textfeld.

Bei Ifa kommt die Zuordnung mit einem bereits aus Ihren Kopfzeilen erstellten Vorschlag, und Sie korrigieren ihn, statt ihn von Grund auf zu bauen. Das ist praktisch, aber keine Zauberei; eine Kopfzeile namens “Kontakt” braucht trotzdem Ihre Angabe, ob es ein Telefon oder eine E-Mail ist. Die Import-Seite zeigt den Ablauf und die Dateitypen, die Ifa liest: CSV, TSV, JSON, JSONL, XLSX, XLS und XLSM mit unschädlich gemachten Makros.

Schritt 12: Erst mit 20 Zeilen testen

Importieren Sie beim ersten Versuch nie die ganze Datei. Kopieren Sie die Kopfzeile und 20 Zeilen in eine separate Datei, darunter ein paar, von denen Sie wissen, dass sie kniffelig sind: der doppelte Nachname, die Kundin mit zwei Telefonnummern, der Termin am Schalttag, die Zeile mit leerer E-Mail. Importieren Sie diese.

Öffnen Sie dann die Datensätze im neuen System und lesen Sie sie wie ein Mensch. Steht der Nachname im Nachname-Feld? Hat die Telefonnummer ihr Pluszeichen behalten? Ist der Termin mit der richtigen Kundin verknüpft?

Bevor irgendetwas geschrieben wird, zeigt es eine Vorschau der eingelesenen Zeilen und führt Prüfungen darauf aus: wahrscheinliche Duplikate innerhalb der Datei und gegenüber bereits vorhandenen Datensätzen im Arbeitsbereich, Daten, die nicht oder mehrdeutig gelesen werden konnten, leere Werte in Pflichtfeldern und Zeilen, die nicht eingelesen werden konnten. Sie sehen sich die markierten Zeilen an und bestätigen den Schreibvorgang, oder Sie korrigieren die Datei und versuchen es erneut. Allerdings finden die Prüfungen nur, wofür sie gebaut sind. Sie führen keine zwei Datensätze für Sie zusammen; sie markieren und warten.

Schritt 13: Dann die vollständige Datei

Sobald der 20-Zeilen-Test korrekt eingelesen wird, importieren Sie die vollständige Datei mit derselben Zuordnung. Tun Sie das zu einer ruhigen Zeit, und bearbeiten Sie keine Datensätze im neuen System, bis der Vorgang abgeschlossen ist; eine Bearbeitung und ein Import, die gegeneinander laufen, sind eine klassische Quelle einer “verlorenen” Änderung.

Importieren Sie in Abhängigkeitsreihenfolge: zuerst Kunden, dann die Datensätze, die zu ihnen gehören. Vergleichen Sie nach jeder Datei die Anzahlen. Hatte der Customers-Tab nach der Bereinigung 843 Zeilen und das System zeigt 831, finden Sie die 12 fehlenden, bevor Sie weitermachen. Meist sind es Zeilen, die an einem Pflichtfeld scheiterten oder als Duplikate markiert und übersprungen wurden. Bei Ifa bleiben die Vorschau und Ihre Zustimmung in der Prüfhistorie erhalten, sodass Sie später sehen können, was markiert wurde und wie Sie entschieden haben.

Schritt 14: Die Originaldatei behalten

Löschen Sie die Tabelle nicht. Benennen Sie sie mit dem Datum um (“kunden-original-2026-09-01.xlsx”) und markieren Sie sie als schreibgeschützt. In drei Monaten wird jemand fragen, warum der Geburtstag einer Kundin falsch ist, und die Antwort steht im Original.

Was Sie beenden sollten, ist das Bearbeiten. Fügt ein Teammitglied aus Gewohnheit weiter Zeilen zur alten Tabelle hinzu, teilen Sie den Link des neuen Systems und sperren Sie die Tabelle.

Was schiefgeht und wie Sie es vermeiden

Die Fehler, die am häufigsten auftreten, jeweils mit dem Schritt, der sie verhindert:

• Daten um einen Monat oder einen Tag verschoben. Gemischte Formate, in einer Ländereinstellung gelesen. Schritt 5: ISO-Daten, geprüft mit ISDATE.
• Telefonnummern ohne führende Null oder Pluszeichen. Die Spalte war numerisch. Schritt 6: vor dem Einfügen als Text formatieren.
• Jeder vierten Zeile fehlt der Familienname. Verbundene Zellen. Schritt 8: aufheben und nach unten ausfüllen.
• Dieselbe Person doppelt, mit unterschiedlichen Notizen. Duplikate nur über den Namen abgeglichen. Schritt 9: über E-Mail oder Telefon abgleichen, von Hand zusammenführen.
• Der Import “gelang”, aber 12 Zeilen fehlen. Pflichtfelder waren leer, und das Werkzeug übersprang sie still. Schritte 11 und 13: Pflichtfelder in der Zuordnung prüfen, dann Anzahlen vergleichen.

Ein allgemeinerer Punkt: Die Tabelle ist eine Momentaufnahme. Kein Import, auch Ifas nicht, hält sie danach synchron. Es gibt keine laufende beidseitige Synchronisierung mit Sheets oder Excel und keinen bezahlten Migrationsdienst, der die Bereinigung für Sie übernimmt. Wenn Sie noch nicht entschieden haben, zu welchem System Sie wechseln, behandelt unsere Anleitung zu Kundenverwaltungssoftware die Import-Seite, und die Seite von der Tabelle zum Arbeitsbereich zeigt, wie die Tabs und Spalten einer Tabelle in Ifa zu Datensätzen und Feldern werden.

Häufig gestellte Fragen

Kann ich Excel direkt importieren, oder muss ich in CSV umwandeln?

Das hängt vom Werkzeug ab. Viele CRMs akzeptieren nur CSV, Sie exportieren also eine CSV pro Tab. Manche akzeptieren XLSX und lesen nur das erste Blatt. Ifa liest XLSX und XLS sowie XLSM mit deaktivierten Makros und zeigt jeden Tab in der Vorschau. Das Dateiformat behebt keine unsaubere Datei; erledigen Sie zuerst die Schritte 1 bis 9.

Wie importiere ich Kontakte in ein CRM, ohne Duplikate zu erzeugen?

Finden Sie sie zuerst in der Tabelle mit COUNTIF über E-Mail und Telefon (Schritt 9), und führen Sie die mit abweichenden Notizen von Hand zusammen. Behandeln Sie dann die eigene Duplikatprüfung des Importwerkzeugs als zweites Netz, nicht als erstes. Ifa markiert wahrscheinliche Duplikate in der Vorschau und wartet auf Ihre Entscheidung, bevor es schreibt.

Was, wenn Termine und Kunden auf demselben Tab stehen?

Trennen Sie sie (Schritt 1). Jeder Termin wird zu einer eigenen Zeile auf einem Appointments-Tab mit einer Spalte, die angibt, zu welcher Kundin er gehört. Prüfen Sie dann, ob das Ziel überhaupt Termindatensätze akzeptiert. Die meisten CRMs importieren Kontakte und hören dort auf; ist Ihres so eines, bleibt die Historie in der archivierten Tabelle. Ifa importiert verknüpfte Datensätze und verbindet sie während der Zuordnung mit dem übergeordneten Datensatz.

Wie lange dauert ein Import von der Tabelle ins CRM?

Der Upload dauert Minuten. Die Bereinigung ist der eigentliche Aufwand. Für eine Tabelle mit ein paar hundert Kunden, die über einige Jahre locker gepflegt wurde, planen Sie einen halben Tag für die Schritte 1 bis 9 und eine ruhige Stunde für den Test und den vollständigen Import ein.

Sollte ich die Notizspalte importieren?

Ja, als ein einziges Freitextfeld, außer Sie filtern nach etwas darin. Ziehen Sie nur die Fakten heraus, nach denen Sie tatsächlich suchen werden, wie Allergien oder ein Kennzeichen, und lassen Sie den Rest als Fließtext.

Zuletzt aktualisiert am 2. September 2026.